Många företag över hela världen har inget emot att utöka möjligheten att arbeta hemifrån till sina anställda som inte nödvändigtvis behöver sitta på kontoret. I detta sammanhang blir det viktigt att vara medveten om viss videokonferensetikett^{(video conferencing etiquette)} .

Medan företagen utnyttjar telenärvaro och videokonferensläge för att möjliggöra sömlöst engagemang, här är några videokonferensetiketter, tips och regler som du bör använda för att skapa ett bestående intryck.

Läs^(Read) : Hur du ställer in och går med i ett Microsoft Teams-möte^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Etikettguide för videokonferenser

I en videokonferens får du inte chansen att träffa alla personligen för att skapa ett bestående intryck. Så följ dessa önskade etiketter som en referensguide.

1. Bestäm mötesagendan i förväg
2. Ställ in bakgrunden
3. Förbered dig inför mötet
4. Var tidpunktlig
5. Håll ditt skrivbord rent
6. Känn din publik
7. Dokumentera relevanta punkter
8. Tilldela en anteckningstagare
9. Var artig mot andra deltagare
10. Håll mikrofonen tyst när den inte används

Bra etikett för videokonferenssamtal kan hjälpa dig att stärka ditt självförtroende och förbättra din kommunikationsförmåga.

1] Bestäm^(Decide) mötesagendan i förväg

En viktig praxis för effektiva videokonferenser är att organisera och mötet endast när du helt förstår temat för diskussioner. Som sådan, om du är den som organiserar det virtuella mötet, se till att alla deltagare har viss kunskap om det i förväg. Det anses säkert att skicka minst två påminnelser,

• En dag innan mötet
• En timme innan mötet börjar

Detta hjälper deltagarna att förbereda sig för mötet så att de inte blir överraskade och brottas med etikett.

2] Ställ in bakgrunden

Det är ännu viktigare att ha rätt blixtförhållanden i bakgrunden för att undvika skuggor. På samma sätt, om du har ett soligt fönster direkt bakom dig, dra persiennen för att dämpa blixten. Dessutom är en ren vägg eller gardin mycket bättre än ett rörigt kontor eller konstiga konstverk för att undvika distraktion.

Tänk på att personen du videokonferenser med inte ska känna sig distraherad. Så se till att du kontrollerar vad de ser innan du ringer. Att oroa sig för mycket för vad som finns i din bakgrund och hur andra kan se det kan lägga till stress som kan komma i vägen för arbetet.

Läs^(Read) : Så här suddar du bakgrunden i Microsoft Teams-möte^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Förbered dig för mötet

Sitt^(Sit) rakt på kameran och ha ett leende på läpparna. Använd^(Use) naturliga gester när du talar och försök begränsa sidokonversationer. Undvik^(Avoid) att knacka på mikrofonen eller prasslande papper nära mikrofonen. Håll också dina rörelser så minimala som möjligt.

4] Kom i tid

Många människor är vanligtvis sena så att komma i tid spelar roll. Faktum är att detta borde vara en standard för att hänga med i alla möten, videoklipp eller annat. För även om du kanske kan komma undan med ett fysiskt möte, finns det ingen flyktväg i en videokonferens.

5] Håll ditt skrivbord rent

Ditt skrivbord ska inte se rörigt eller oorganiserat ut. Som sådan är det viktigt att inte ha något mellan dig och kameran. Tappa bort bunten med papper, klisterlappar och andra pappersvaror från ditt skrivbord. Du kanske också vill hålla ditt Windows -skrivbord rent. Använd alternativet Dölj skrivbordsikoner^{(Hide desktop icons)} om du känner behov av det.

6] Känn din publik

Du kan inte genomdriva en skolklädsel via videokonferens, dvs beroende på publiken kan din klädsel variera från vanligen nykter formella till rent avslappnade. Vi rekommenderar dig att välja ljusa pasteller och dämpade färger som ser bäst ut på skärmen.

7] Dokumentera relevanta punkter

Korrekt^(Proper) dokumentation av fjärrmöten gör att detaljer kan återkallas effektivt när det behövs. Dessutom kan det hjälpa andra teammedlemmar som inte kunde delta i mötet att hålla sig uppdaterade.

8] Tilldela en anteckningstagare

Att alltid ha ett anteckningsblock för att anteckna viktiga punkter anses vara en god praxis för bolagsstämman. Denna praxis blir ännu viktigare när du är virtuell. Så tilldela en anteckningstagare att dokumentera allt i mötet när det händer. Det ger nyanser och om någon skulle vilja återkomma till det som diskuterades kan han lätt ta sig dit.

9] Var artig mot andra deltagare

Om du är arrangören eller den som har arrangerat videokonferensen, var inloggad på din dator och redo för mötet några minuter före utsatt tid. Det här borde vara den första lektionen.

För det andra, börja med att presentera dig själv innan du talar så att alla deltagare lär känna dig och kan fortsätta att tilltala dig med ditt namn.

Läs^(Read) : Hur du ser bäst ut på ett videokonferenssamtal^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Håll^(Keep) mikrofonen tyst när den inte används

Även om du kanske inte pratar och tror att du är tyst, kan de flesta mikrofoner fånga upp mindre bakgrundsljud, som hosta, nysningar eller skrivande. Dessa ljud kan lätt distrahera andra videokonferensdeltagare eller kan orsaka irritation. Så, stäng av mikrofonen innan du tar en paus och flyttar ut under ett möte.

Något mer vi borde ha nämnt?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extеnding the facilіty of work-from-home to their workers who dоn’t have to necessarily be in office. In this connectiоn, it bеcomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Hur man installerar Drupal med WAMP på Windows

• Bästa mjukvara och hårdvara Bitcoin-plånböcker för Windows, iOS, Android

• Ställ in Internet Radio Station gratis på Windows PC

• Fix Partner anslöt inte till routerfel i TeamViewer på Windows 10

• NASAs ögon hjälper dig att utforska universum som astronauter

• OpenGL-appar körs inte på Miracast trådlös skärm i Windows 11/10

• E-avfallshantering, återvinning, kassering, fakta, problem, lösningar

• Online rykteshantering tips, verktyg och tjänster

• Bästa bärbara ryggsäckar för män och kvinnor

• De bästa funktionerna i LibreOffice Calc

• Konvertera magnetlänkar till direktnedladdningslänkar med Seedr

• Bästa bärbara bord att köpa online

• Cyber ​​Monday & Black Friday Rea shoppingtips som du vill följa

• Hur man använder en mall för att skapa ett dokument med LibreOffice

• Hur man lösenordsskyddar och säkrar PDF-dokument med LibreOffice

• Session messaging app erbjuder stark säkerhet; Inget telefonnummer krävs!

• Vad är en magnetlänk och hur man öppnar magnetlänkar i en webbläsare

• Vad är Data Analytics och vad används det till

• Hur stänger jag ditt Payoneer-konto?

• Det kontot är inte kopplat till något Mixer-konto