När du delar ett Word 2007- dokument kan du behöva ta bort eller dölja konfidentiell information. Du kan söka efter data och ta bort den manuellt, men det kan vara felbenäget och tidskrävande. Om du ofta behöver dölja konfidentiell data i ett Word 2007 , finns det ett gratis tillägg för Word 2007 , kallat Word 2007 Redaction Tool , som kan användas för att dölja text i Word 2007 - dokument enkelt och mycket mer effektivt.

Redagerad text visas i en ny kopia av ditt originaldokument som en hel svart fält. Text under stapeln konverteras till vertikala linjer (|||||), vilket förhindrar att det redigerade innehållet kan hämtas under några omständigheter, även om parten som du delar dokumentet med ser det redigerade dokumentet i en textredigerare, som t.ex. Anteckningsblock^(Notepad) .

Ladda ner Word 2007/2010 Redaction Tool från

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Följande objekt krävs för att installera Word 2007 Redaction Tool :

• .NET Framework 3.5 ^{(.NET Framework 3.5)} Service Pack 1
• VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

Du behöver dock inte installera dessa separat. Om något av dessa objekt inte är installerat på ditt system, kommer installationsprogrammet för Word 2007 Redaction Tool att ladda ner och installera dem automatiskt. Installation av dessa två objekt kan orsaka en omstart.

För att installera tillägget, dubbelklicka på .exe -filen du laddade ner. Läs^(Read) igenom licensavtalet för .NET Framework-klientprofilen^{(.NET Framework Client Profile)} och klicka på knappen Acceptera^(Accept) för att fortsätta.

Läs igenom licensavtalet för Visual Studio Tools for Office och klicka på knappen Acceptera^(Accept) för att fortsätta.

WinZip Self-Extractor^{(WinZip Self-Extractor)} öppnas och startar automatiskt installationsprocessen.

De nödvändiga filerna laddas ner.

.NET Framework^{(.NET Framework)} och Visual Studio-verktygen^{(Visual Studio Tools)} är installerade.

Microsoft Office Customization Installer^{(Microsoft Office Customization Installer)} visas och frågar om du är säker på att du vill installera den här anpassningen. Klicka på ^(Click) Installera^(Install) för att fortsätta.

En dialogruta visas när installationen har slutförts. Klicka på Stäng^(Close) .

OBS:^(NOTE:) Om du får ett felmeddelande vid denna tidpunkt, kör installationsfilen du laddade ner igen. Vi fick ett fel när vi först installerade tillägget. Att köra installationen igen verkade fungera.

När du har installerat Word 2007 Redaction Tool läggs en Redact- grupp till på fliken Granska .^(Review)

För att redigera, eller mörklägga, privat text i ditt dokument måste du först markera texten som ska redigeras. För att göra detta, markera önskad text och klicka på knappen Markera .^(Mark)

Om du vill markera samma text på flera ställen i dokumentet, klicka på pilen på knappen Markera^(Mark) och välj Sök och^{(Find and Mark)} markera från rullgardinsmenyn.

Dialogrutan Sök och^{(Find and Mark)} markera visas. Skriv in texten du vill hitta i redigeringsrutan Hitta vad . ^{(Find what)}För att se fler alternativ, klicka på knappen Mer .^(More)

Sökalternativ^{(Search Options)} visas under knapparna i dialogrutan och knappen Mer^(More) blir en mindre^(Less) knapp. Välj^(Select) önskade alternativ. För att dölja de extra alternativen igen, klicka på knappen Mindre . ^(Less)Klicka på Markera^(Mark) för att hitta och markera den inmatade texten.

Dialogrutan visar hur många förekomster av den angivna texten som hittades och markerades. Klicka på Avbryt^(Cancel) för att stänga dialogrutan .

Den markerade texten visas i grått i ditt dokument.

Om det finns någon text du har markerat som du inte vill redigera, kan du markera den markerade texten igen och välja Avmarkera^(Unmark) från Avmarkeringsknappens^(Unmark) rullgardinsmeny för att förhindra att texten redigeras.

Använd knapparna Nästa^(Next) och Föregående^(Previous) för att flytta mellan redigeringsmärkena i ditt dokument för slutlig kontroll .

När du är säker på att du har all text markerad som du vill redigera, välj Redigera dokument^{(Redact Document )} från rullgardinsmenyn Markera för att mörklägga den markerade texten .^(Mark)

En ny redigerad version av ditt dokument skapas med den markerade texten ersatt av svarta fält. En dialogruta visas när processen är klar och ber dig att köra Document Inspector för att söka efter och ta bort eventuella dolda metadata i dokumentet innan de distribueras. Klicka på Inspektera^(Inspect) för att köra inspektionen eller klicka på Stäng^(Close) för att hoppa över inspektionen.

Dialogrutan Document Inspector visas. Olika^(Different) typer av metadata listas i dialogrutan med en kryssruta bredvid varje objekt. Markera kryssrutorna för de objekt du vill inspekteras för metadata. Klicka på knappen Inspektera^(Inspect) för att starta inspektionen. För att stänga dialogrutan vid det här laget utan att göra en inspektion, klicka på Stäng^(Close) .

Resultaten av inspektionen visas i dialogrutan Document Inspector . Om någon metadata hittades visas ett utropstecken till vänster om objektet som hittades. För att ta bort metadata från dokumentet, klicka på knappen Ta bort alla^{(Remove All)} till höger om objektet.

OBS!^(NOTE:) Document Inspector^{(Document Inspector)} noterar längst ned i dialogrutan att vissa ändringar inte kan ångras. Se till att du vill ta bort metadata innan du klickar på knappen Ta bort alla .^{(Remove All)}

Dialogrutan Document Inspector informerar dig om de ändringar som gjorts. Klicka på Stäng^(Close) .

I det nya dokumentet infogas svarta fält över all privat text du markerat.

Kom ihåg^(Remember) att du inte kan ta bort de svarta märkena från texten i det nya dokumentet. Se till att du sparar filen med ett annat namn än originalet och delar det nya dokumentet, inte originalet. Du kan gå tillbaka till originaldokumentet och välja Ta bort alla märken^{(Remove All Marks)} från menyn Avmarkera^(Unmark) för att rensa den markerade texten, om så önskas.

För att ytterligare säkra ditt redigerade dokument kan du välja att skydda det från modifiering när du sparar det som ett nytt dokument. Detta gör att du kan distribuera ett dokument som inte kan ändras.

För att göra detta, välj Save As | Word Document från Office -menyn.

I dialogrutan Spara som^{(Save As)} anger du ett nytt namn för den redigerade kopian av dokumentet i redigeringsrutan för filnamn . ^{(File name)}Klicka på knappen Verktyg^(Tools) längst ner och välj Allmänna alternativ^{(General Options )} från rullgardinsmenyn.

I dialogrutan Allmänna alternativ anger du ett lösenord i redigeringsrutan ^{(General Options)}Lösenord för att ändra^{(Password to modify)} och väljer Skrivskyddad rekommenderad^{(Read-only recommended)} om så önskas. Klicka på OK .

Dialogrutan Bekräfta lösenord^{(Confirm Password)} visas. Ange ditt lösenord igen och klicka på OK .

Du kommer tillbaka till dialogrutan Spara som . ^{(Save As)}Klicka på knappen Spara^(Save) för att spara ditt nya redigerade, säkra dokument.

Genom att använda Word 2007-redigeringsverktyget^{(Word 2007 Redaction Tool)} och skydda dokumentet från modifiering kan du skydda din konfidentiella information och bevara ditt dokument när du måste distribuera det. Redaktionsverktyget fungerar^{(Redaction Tool)} lika bra i Word 2010 . Njut av!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

Whеn sharing a Word 2007 document, you may need to delete or hide сonfidential information. You can search for the data and remove it manually, but this cаn be error pronе and time consuming. If yoυ often need to hide confidential data in a Word 2007, there iѕ a free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

Related posts

• 9 sätt att öppna ett Word-dokument utan Word

• Kontrollera alla hyperlänkar i ett MS Word-dokument på några sekunder

• Hur man återställer ett Word-dokument

• Hur man uppdaterar ett gammalt Word-dokument till senaste Word-format

• Hur man konverterar ett Word-dokument till PDF

• Google Docs vs Microsoft Word – Vilka är skillnaderna?

• Hur man gör en enkel kalender i Microsoft Word

• Hur man anpassar Words klistra in-funktion

• Skriv snabbt siffror i Word och Excel

• Grundläggande datasortering med en kolumn och flera kolumner i Excel-kalkylblad

• Hur man dikterar dokument i Microsoft Word

• Hur man fixar hängande indrag i Word

• Hur man sammanfogar data i flera Excel-filer

• Hur man infogar en horisontell linje i Microsoft Word

• Ändra standardmarginalerna som används i nya Word-dokument

• Centrera dina kalkylbladsdata i Excel för utskrift

• Hur man hittar och ersätter ord i MS Word och Google Docs

• Hur man infogar en sektionsbrytning i Microsoft Word

• Hur man fixar ett bokmärke inte definierat fel i Word

• Ändra måttenheter i Microsoft Word