VBA -programmeringsplattformen^{(VBA programming)} som körs i nästan alla Microsoft Office- produkter är ett av de mest kraftfulla verktyg någon kan använda för att förbättra sin användning av dessa produkter.

Denna VBA -guide för nybörjare kommer att visa dig hur du lägger till utvecklarmenyn^(Developer) i din Office - applikation, hur du öppnar VBA- redigeringsfönstret och hur grundläggande VBA- satser och loopar fungerar så att du kan komma igång med VBA i Excel , Word , Powerpoint , Outlook och OneNote .

Denna VBA- guide använder den senaste versionen av Microsoft Office- produkter. Om du har en tidigare version kan du se några små skillnader från skärmdumparna.

Hur man aktiverar och använder VBA Editor^{(How To Enable & Use The VBA Editor)}

I någon av Office- produkterna som används i den här guiden kanske du märker att du inte har den refererade utvecklarmenyn^(Developer) . Utvecklarmenyn är endast tillgänglig i Excel , Word , Outlook och Powerpoint . OneNote erbjuder inte ett verktyg för att redigera VBA -kod inifrån programmet, men du kan fortfarande referera till OneNote API för att interagera med OneNote från andra Office- program. 

Du kommer att lära dig hur du gör detta i vår kommande Advanced VBA- guide.

• För att aktivera utvecklarmenyn^(Developer) i en kontorsprodukt, välj Arkiv^(File) -menyn och välj Alternativ^(Options) från den vänstra navigeringsmenyn. 
• Du kommer att se en popup-meny med alternativ . ^(Options)Välj Anpassa menyfliksområdet^{(Customize Ribbon)} från den vänstra navigeringsmenyn.

Den vänstra listan innehåller alla tillgängliga menyer och menykommandon som är tillgängliga i det Office- programmet. Listan till höger är de som för närvarande är tillgängliga eller aktiverade.

• Du bör se Utvecklare^(Developer) i listan till höger, men den kommer inte att aktiveras. Markera bara^(Just) kryssrutan för att aktivera Utvecklarmenyn^(Developer) .

• Om du inte ser Utvecklare^(Developer) tillgänglig till höger ändrar du den vänstra Välj kommandon^{(Choose commands)} från rullgardinsmenyn till Alla kommandon^{(All Commands)} . Hitta utvecklare^(Developer) från listan och välj Add>> i mitten för att lägga till den menyn i menyfliksområdet^(Ribbon) .
• Välj OK när du är klar.
• När Utvecklarmenyn^(Developer) är aktiv kan du gå tillbaka till ditt huvudprogramfönster och välja Utvecklare^(Developer) från toppmenyn. 
• Välj sedan Visa kod^{(View Code)} från gruppen Kontroller^(Controls) i menyfliksområdet för att öppna VBA- redigeringsfönstret.

• Detta öppnar VBA- redigeringsfönstret där du kan skriva in koden du kommer att lära dig i de kommande avsnitten.

• Prova att lägga till utvecklarmenyn^(Developer) i några av de Office- program du använder varje dag. När du är bekväm med att öppna VBA- redigeringsfönstret, fortsätt till nästa avsnitt i den här guiden.

Allmänna VBA-programmeringstips för nybörjare^{(General VBA Programming Tips for Beginners)}

Du kommer att märka när VBA- redigeraren öppnas, att navigeringsalternativen i den vänstra panelen ser olika ut från ett Office - program till ett annat.

Detta beror på att de tillgängliga objekten där du kan placera VBA -kod beror på vilka objekt som finns i applikationen. Till exempel, i Excel kan du lägga till VBA -kod till arbetsboks- eller arkobjekt. I Word kan du lägga till VBA -kod i dokument. I Powerpoint , endast till moduler.

Så bli inte förvånad över de olika menyerna. Strukturen och syntaxen för VBA -koden är densamma för alla applikationer. Den enda skillnaden är de objekt du kan referera till och de åtgärder du kan vidta på dessa objekt genom VBA -koden.

Innan vi dyker in i de olika objekten och åtgärderna du kan vidta på dem via VBA -kod, låt oss först titta på den vanligaste VBA- strukturen och syntaxen du kan använda när du skriver VBA -kod.

Var man lägger VBA-koden^{(Where To Put VBA Code)}

När du är i VBA- redigeraren måste du använda de två rullgardinsrutorna överst i redigeringsfönstret för att välja vilket objekt du vill bifoga koden till och när du vill att koden ska köras.

Om du till exempel i Excel väljer Kalkylblad^(Worksheet) och Aktivera^(Activate) körs koden när kalkylbladet öppnas. 

Andra kalkylbladsåtgärder som du kan använda för att trigga din VBA -kod inkluderar när kalkylbladet ändras, när det är stängt (avaktiverat), när kalkylbladet körs och mer.

När du lägger till VBA -kod i editorn, se alltid till att placera din VBA -kod på objektet och använda rätt åtgärd som du vill använda för att trigga den koden.

VBA IF uttalanden^{(VBA IF Statements)}

En IF-sats fungerar i VBA precis som den fungerar i alla andra programmeringsspråk.

Den första delen av IF-satsen tittar på om ett villkor eller en uppsättning villkor är sanna. Dessa villkor kan sammanfogas av en OCH-^(AND) eller ELLER-operator för att länka dem samman.

Ett exempel skulle vara att kontrollera om ett betyg i ett kalkylblad är över eller under betyget "godkänd", och att tilldela statusen godkänd eller underkänd till en annan cell.

If Cells(2, 2) > 75 Then Cells(2, 3) = “Pass” Else Cells(2, 3) = “Fail”

Om du inte vill ha hela påståendet på en enda rad kan du dela upp det i flera rader genom att lägga till en "_"-symbol i slutet av raderna.

If Cells(2, 2) > 75 Then _
Cells(2, 3) = “Pass”  Else _
Cells(2, 3) = “Fail”

Att använda denna teknik kan ofta göra koden mycket lättare att läsa och felsöka.

VBA för nästa slingor^{(VBA For Next Loops)}

IF-satser är bra för enskilda jämförelser, som exemplet ovan med att titta på en enskild cell. Men vad händer om du vill gå igenom en hel rad av celler och göra samma IF-sats på var och en?

I det här fallet skulle du behöva en FOR- loop. 

För att göra detta måste du använda längden på ett intervall och gå igenom den längden med antalet rader som innehåller data.

För att göra detta måste du definiera intervallet och cellvariablerna och gå igenom dem. Du måste också definiera en räknare så att du kan mata ut resultaten till lämplig rad. Så din VBA -kod skulle först ha den här raden.

Dim rng As Range, cell As Range
Dim rowCounter som heltal^{(Dim rowCounter as Integer)}

Definiera intervallstorleken enligt följande. 

Set rng = Range(“B2:B7”)
rowCounter = 2

Slutligen kan du skapa din FOR -loop för att gå igenom varje cell i det intervallet och göra jämförelsen.

For Each cell In rng
   If cell.Value > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

När detta VBA-skript^{(VBA script)} har körts ser du resultaten i själva kalkylarket.

VBA While Loops

A While Loop går^(Loop) också igenom en serie satser, precis som FOR- slingan, men villkoret för att loopingen ska fortsätta är ett villkor som förblir sant.

Till exempel kan du skriva samma FOR- loop ovan, som en WHILE- loop, genom att helt enkelt använda variabeln rowCounter enligt följande.

While rowCounter < rng.Count + 2
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   rowCounter = rowCounter + 1
Wend

Obs: rng.Count + 2 avslutande gräns krävs eftersom radräknaren börjar vid 2 och måste sluta på rad 7 där data slutar. Räknaren för intervallet (B2:B7) är dock bara 6, och While-slingan kommer bara att sluta när räknaren är STÖRRE^(GREATER) än räknaren – så det sista radens Räknarvärde måste vara 8 (eller rng.Count + 2).

Du kan också ställa in While-slingan enligt följande:

While rowCounter <= rng.Count + 1

Du kan bara öka antalet intervall (6) med 1, eftersom när variabeln rowCounter når slutet av data (rad 7) kan slingan avslutas.

VBA gör medan och gör till loopar^{(VBA Do While and Do Until Loops)}

Do While och Do Until loopar är nästan identiska med While loopar, men fungerar något annorlunda.

• While Loop^{(While Loop)} kontrollerar om ett villkor är sant i början av loopen.
• Do -While-loopen^{(Do-While Loop)} kontrollerar om ett villkor är sant efter exekvering av satserna i loopen.
• Gör -till-slingan^{(Do-Until Loop)} kontrollerar om ett villkor fortfarande är falskt efter att slingan har körts.

I det här fallet skulle du skriva om While-slingan ovan enligt följande, som en Do-While-loop.

Do
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   
   rowCounter = rowCounter + 1
Loop While rowCounter < rng.Count + 2

I det här fallet ändras inte logiken särskilt mycket, men om du vill vara säker på att den logiska jämförelsen äger rum efter att alla satser har körts (så att alla kan köras oavsett vad minst en gång), då görs en Do-While eller Gör-till-slinga är det rätta alternativet.

VBA Välj ärendeutlåtanden^{(VBA Select Case Statements)}

Den sista typen av logisk sats du måste förstå för att börja strukturera din VBA -kod är Select Case - satser.

Med tanke på exemplet ovan, låt oss säga att du vill ha en betygsmetod som inte bara är godkänd. Istället vill du tilldela ett bokstavsbetyg från A till F.

Du kan göra detta med följande Select Case- uttalande:

For Each cell In rng
   
   Select Case cell

   Case 95 To 100
      Cells(rowCounter, 3) = "A"
   Case 85 To 94
      Cells(rowCounter, 3) = "B"
   Case 75 To 84
      Cells(rowCounter, 3) = "C"
   Case 65 To 74
      Cells(rowCounter, 3) = "D"
   Case 0 To 64
      Cells(rowCounter, 3) = "F"
   End Select

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

Det resulterande kalkylarket efter att detta VBA- skript körts ser ut som det nedan.

Nu vet du allt du behöver veta för att börja använda VBA i dina Microsoft Office- program.

The Best VBA Guide (For Beginners) You’ll Ever Need

The VBA programming platform that runs throughout nearly all Microsoft Office products is one of the most powerful tools anyone can use to enhance their use of those products.

This VBA guide for beginners will show you how to add the Developer menu to your Office application, how to enter the VBA editor window, and how basic VBA statements and loops work so that you can get started using VBA in Excel, Word, Powerpoint, Outlook, and OneNote.

This VBA guide uses the latest version of Microsoft Office products. If you have an earlier version you may see some slight differences from the screenshots.

How To Enable & Use The VBA Editor

In any of the Office products used in this guide, you may notice that you don’t have the referenced Developer menu. The developer menu is only available in Excel, Word, Outlook, and Powerpoint. OneNote doesn’t offer a tool to edit VBA code from inside the application, but you can still reference the OneNote API to interact with OneNote from other Office programs. 

You’ll learn how to do this in our upcoming Advanced VBA guide.

• To enable the Developer menu in any office product, select the File menu, and select Options from the left navigation menu. 
• You’ll see an Options menu pop-up. Select Customize Ribbon from the left navigation menu.

The left list includes all available menus and menu commands available in that Office application. The list on the right are those that are currently available or activated.

• You should see Developer in the list on the right, but it will not be activated. Just select the checkbox to activate the Developer menu.

• If you don’t see Developer available on the right, then change the left Choose commands from dropdown to All Commands. Find Developer from the list and select Add>> in the center to add that menu to the Ribbon.
• Select OK when you’re done.
• Once the Developer menu is active, you can go back to your main application window and select Developer from the top menu. 
• Then select View Code from the Controls group in the ribbon to open the VBA editor window.

• This will open the VBA editor window where you can type the code you’ll learn in the next few sections.

• Try adding the Developer menu to a few of the Office applications you use every day. Once you’re comfortable opening the VBA editor window, continue on to the next section of this guide.

General VBA Programming Tips for Beginners

You’ll notice when the VBA editor opens, the navigation options in the left panel look different from one Office application to the other.

This is because the available objects where you can place VBA code depend on what objects there are in the application. For example, in Excel, you can add VBA code to workbook or sheet objects. In Word, you can add VBA code to documents. In Powerpoint, only to modules.

So, don’t be surprised by the different menus. The structure and syntax of the VBA code is the same across all applications. The only difference are the objects you can reference and the actions you can take on those objects through the VBA code.

Before we dive into the different objects and actions you can take on them via VBA code, let’s first look at the most common VBA structure and syntax you can use when you write VBA code.

Where To Put VBA Code

When you’re in the VBA editor, you need to use the two dropdown boxes at the top of the editing window to choose which object you want to attach the code to, and when you want the code to run.

For example, in Excel, if you choose Worksheet and Activate, the code will run whenever the worksheet is opened. 

Other worksheet actions you can use to trigger your VBA code include when the worksheet changes, when it’s closed (deactivated), when the worksheet calculation is run, and more.

When you add VBA code in the editor, always make sure to place your VBA code on the object and using the correct action that you want to use to trigger that code.

VBA IF Statements

An IF statement works in VBA just like it works in any other programming language.

The first part of the IF statement looks at whether a condition or set of conditions is true. These conditions can be joined by an AND or OR operator to link them together.

One example would be to check if a grade in a spreadsheet is above or below a “passing” grade, and assigning the pass or fail status to another cell.

If Cells(2, 2) > 75 Then Cells(2, 3) = “Pass” Else Cells(2, 3) = “Fail”

If you don’t want the entire statement on a single line, you can split it into multiple lines by adding a “_” symbol at the end of the lines.

If Cells(2, 2) > 75 Then _
Cells(2, 3) = “Pass”  Else _
Cells(2, 3) = “Fail”

Using this technique can often make code much easier to read and debug.

VBA For Next Loops

IF statements are great for single comparisons, like the example above of looking at a single cell. But what if you want to loop through an entire range of cells and do the same IF statement on each?

In this case you’d need a FOR loop. 

To do this, you’d need to use the length of a range, and loop through that length by the number of rows that contain data.

To do this, you need to define the range and cell variables, and loop through them. You’ll also need to define a counter so you can output the results to the appropriate row. So your VBA code would first have this line.

Dim rng As Range, cell As Range
Dim rowCounter as Integer

Define the range size as follows. 

Set rng = Range(“B2:B7”)
rowCounter = 2

Finally, you can create your FOR loop to step through every cell in that range and do the comparison.

For Each cell In rng
   If cell.Value > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

Once this VBA script is run, you see the results in the actual spreadsheet.

VBA While Loops

A While Loop also loops through a series of statements, just like the FOR loop, but the condition of the looping to continue is a condition remaining true.

For example, you could write the same FOR loop above, as a WHILE loop, by simply using the rowCounter variable as follows.

While rowCounter < rng.Count + 2
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   rowCounter = rowCounter + 1
Wend

Note: the rng.Count + 2 terminating limit is required because the row counter starts at 2 and needs to end on row 7 where the data ends. However, the count of the range (B2:B7) is only 6, and the While loop will only end once the counter is GREATER than the counter – so the last rowCounter value needs to be 8 (or rng.Count + 2).

You could also set up the While loop as follows:

While rowCounter <= rng.Count + 1

You can only increment the range count (6) by 1, because once the rowCounter variable reaches the end of the data (row 7), the loop can finish.

VBA Do While and Do Until Loops

Do While and Do Until loops are nearly identical to While loops, but work slightly different.

• The While Loop checks whether a condition is true at the beginning of the loop.
• The Do-While Loop checks whether a condition is true after executing the statements in the loop.
• The Do-Until Loop checks whether a condition is still false after executing the loop.

In this case you would rewrite the While loop above as follows, as a Do-While loop.

Do
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   
   rowCounter = rowCounter + 1
Loop While rowCounter < rng.Count + 2

In this case the logic doesn’t change very much, but if you want to make sure the logic comparison takes place after all of the statements are run (allowing them all to run no matter what at least once), then a Do-While or Do-Until loop is the right option.

VBA Select Case Statements

The final type of logical statement you’ll need to understand to start structuring your VBA code are Select Case statements.

Given the example above, let’s say you want to have a grading method that isn’t just pass fail. Instead, you want to assign a letter grade from A through F.

You could do this with the following Select Case statement:

For Each cell In rng
   
   Select Case cell

   Case 95 To 100
      Cells(rowCounter, 3) = "A"
   Case 85 To 94
      Cells(rowCounter, 3) = "B"
   Case 75 To 84
      Cells(rowCounter, 3) = "C"
   Case 65 To 74
      Cells(rowCounter, 3) = "D"
   Case 0 To 64
      Cells(rowCounter, 3) = "F"
   End Select

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

The resulting spreadsheet after this VBA script runs looks like the one below.

Now you know everything you need to know to start using VBA in your Microsoft Office applications.

Related posts

• En avancerad VBA-guide för MS Excel

• De 13 bästa tangentbordsgenvägarna för Microsoft Teams

• Hur man skapar ett VBA-makro eller skript i Excel

• Vad är Microsoft Publisher? En nybörjarguide

• Hur man fixar ett bokmärke inte definierat fel i Word

• Skriv snabbt siffror i Word och Excel

• Hur man åtgärdar #N/A-fel i Excel-formler som VLOOKUP

• Hur du exporterar dina e-postmeddelanden från Microsoft Outlook till CSV eller PST

• 10 verktyg för att återställa ett förlorat eller glömt Outlook PST-lösenord

• Hur man skapar och kör ett makro i Word

• Infoga en punkt i mitten av en mening i Word

• Hur man visar antalet ord i Microsoft Word

• 5 Google Sheets-skriptfunktioner du behöver känna till

• Hur man använder If och Nested If-satser i Excel

• Hur man infogar ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• 7 alternativ till PowerPoint du kan använda online

• Få Outlook e-poststatistik med StatView

• Hur man sorterar efter datum i Excel

• Hur man rensar Outlook-cache

• Åtgärda fel i sluttagg starttagg när du öppnar DOCX-filer