Microsoft Teams används av mer än 15 miljoner användare och cirka 1300 användare ansluter till Teams samtal varje sekund. Den pandemiska effekten av 2021 och 2022 har lett till dess plötsliga tillväxt för att koppla människor virtuellt på distansarbete och möten. Applikationens engagemang och antalet aktiva användare på Teams är helt enkelt otroligt och når skygränsen. Det är den bästa ersättningen för Skype för företag och du kan njuta av otroliga funktioner i den. Några anmärkningsvärda Microsoft Teams -funktioner och fördelar inkluderar gruppchatt, video-/röstsamtal, skärmdelningsalternativ, megamöten, klassrum online och mycket mer. Att vara en del av Microsoft 365- miljön, Microsoft Teamsmötesfunktioner kombinerar rollen som Outlook , SharePoint och andra Microsoft- program. Med enkla ord kan du njuta av massor av Microsoft Teams- funktioner och fördelar från vilka de bästa samlingarna av dem listas nedan. Hoppas den här artikeln hjälper dig mycket!

De 10 bästa Microsoft Teams-funktionerna^{(Best 10 Microsoft Teams Features)}

I det här avsnittet har vi sammanställt en lista över Microsoft Teams mötesfunktioner som är gömda i dina sinnen alla dessa dagar. Läs^(Read) och dela dessa med dina vänner som tycker att de är användbara.

1. Dela e-post i Teams^{(1. Share Email in Teams)}

Ibland kan det finnas ett behov av att kopiera innehåll från din Outlook- e- post och klistra in det i Teams chatt. Kopiera^(Copy) och klistra^(Paste) skulle vara ett utmärkt val som föredras av många av er. Ändå är detta onödigt eftersom Microsoft Teams -funktionen för att dela e-post till Teams^{(sharing mail to Teams)} kommer att vara otroligt användbar. En inbyggd funktion mellan Outlook och Teams låter dig göra detta.

• Den här Microsoft Teams -funktionen kommer att vara användbar för de organisationer som har att göra med externa kunder, leverantörer, kamrater och mycket mer^{(organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more)} .
• Du kan skicka alla dessa e-postmeddelanden till en enda Teams-kanal^{(send all those emails to a single Teams Channel)} och detta undviker felaktiga svar och håller e-postmeddelanden rena.
• För att dela Outlook -e- post till Teams måste du ha ett Outlook-tillägg^{(Outlook add-in)} . Detta tillägg installeras automatiskt på din PC för Teams - användare. Notera att den här funktionen inte stöds för mobila Teams - användare.

Följ dessa steg för att dela e-postmeddelanden med Teams .

1. Om du använder ett skrivbordsprogram kan du helt enkelt klicka på knappen Dela med team^{(Share to Teams)} i verktygsfältet och om du använder en webbapplikation klickar du på ikonen Fler åtgärder … i det övre högra hörnet av meddelandet.^{(More actions … )}

2. Här skriver du namnet på en person, grupp eller kanal som du vill dela e-postmeddelandet.

Om du har några bilagor i posten inkluderas de automatiskt när du skickar dem till Teams . Om du vill ta bort dem kan du avmarkera alternativet Inkludera bilagor^{(Include attachments)} . Njut^(Enjoy) av att skicka e-post till Teams direkt utan att använda den vanliga konventionella metoden.

2. Använd Breakout Rooms^{(2. Use Breakout Rooms)}

Notera att den här Microsoft Teams -funktionen endast är tillgänglig för mötesarrangörer av datorappanvändare ( Microsoft och Mac ). Du kan inte använda den här funktionen när du har fler än 300 personer i mötet och när du skapar Teams Breakout Rooms före möten kan du inte lägga till fler än 300 personer.

• När du är i ett breakout-rum kan du inte lägga till personer till mötet från deltagarpanelen, inte lägga till ytterligare personer i chatten, inte använda funktionen Ring mig och inte kopiera innehållet i Gå med i mötet^{(you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents)} . Annars kan du njuta av alla andra funktioner för att chatta och utbyta information.
• Du kan skapa Teams Breakout Rooms när du initierar ett möte eller mitt under ditt möte^{( create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting)} för att tillåta en mindre grupp deltagare att diskutera och samarbeta.
• Du kan skapa cirka 50 Teams Breakout Rooms för ett enda möte^{( create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting)} . Således kan du dela upp användare i möten under flera grupper för att diskutera något specifikt/allmänt innehåll i mötet.

Om du är arrangör/presentatör för mötet kan du skapa Breakout Rooms i Teams genom att följa stegen nedan.

1. Skapa som vanligt en mötesinbjudan och starta mötet.

2. Klicka nu på alternativet Breakout rooms som markerats nedan.

3. I nästa fönster kan du välja antalet rum du vill skapa från rullgardinsmenyn och klicka slutligen på Skapa rum^{(Create rooms )} som visas.

Efter att ha skapat Breakout- rum kan du byta namn på dem och manuellt eller automatiskt tilldela deltagare till dem. Det är allt. Som chef för Breakout Room kan du lägga till och ta bort rum, hantera deltagare i rummet, gå med i alla rum, avsluta och öppna rum, tilldela tidsgränser för rum, skicka meddelanden och återskapa rum vid behov. Om du inte kan hantera Breakout-rum^{(Breakout rooms)} kan du också tilldela en deltagare eller presentatör att hantera densamma.

Läs också: ^{(Also Read:)} Så här använder du Microsoft Teams hemliga uttryckssymboler^{(How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons)}

3. Virtuell whiteboard^{(3. Virtual Whiteboard)}

Microsoft Teams har en koppling till Microsoft Whiteboard där du kan dela din åsikt genom att rita, skriva och skissa tillsammans i ett möte. Detta Whiteboard- samarbete är tillgängligt för alla deltagare i mötet. För att använda Whiteboard i Teams Meet, se till att du har Microsoft Whiteboard på din enhet.

Du kan skriva genom att dra en bokstav, lägga till text, lägga till en anteckning, kan lägga till en biblioteksbild, Bing -bild eller kamerabild^(Camera) , klistra in ett dokument, lägga till ett PDF/Word/PowerPoint dokument och många fler funktioner som kommer att roa dig mycket. Du kan göra din Whiteboard synlig för alla deltagare genom att följa stegen nedan.

1. När du har startat eller gått med i ett möte klickar du på ikonen Öppna delningsfältet^{(Open share tray )} som visas nedan.

2. Nu, på höger sida, klicka på Microsoft Whiteboard enligt bilden.

Nu laddas Microsoft Whiteboard på skärmen, och när det är klart visas skärmen som visas nedan.

Nu kan deltagarna i mötet njuta av att skriva sina tankar med hjälp av denna fantastiska Microsoft Teams -funktion. Deltagare som tillhör samma hyresgäst kan njuta av att samarbeta på Whiteboard medan främlingar, federerade eller anonyma användare inte kan göra det. Notera att när du använder Whiteboard för att dela innehållet i ett Teams- möte som spelas in, kommer detta inte att vara en del av inspelningen. Den här funktionen är i utvecklingsstadiet och Microsoft kommer att meddela dig så snart ändringarna är framgångsrika.

Det intressanta är att Microsoft Whiteboard -funktionen är tillgänglig för alla deltagare i möteschatten, även efter att mötet har avslutats.

4. Live-transkription i möten^{(4. Live Transcription in Meetings)}

När du är i Teams- möte kan du se live-transkriptioner av innehållet i form av text som visas bredvid samma mötesskärm. Detta är en av de bästa Microsoft Teams- funktionerna och fördelarna för användare som är döva eller har svårt att höra eller som har språkbarriärer. Dessutom, om du deltar i ett möte som har för mycket brus, kommer den här funktionen att vara mycket användbar. Livetranskription i möten^{(Live transcription in meetings)} är endast tillgänglig för skrivbordsversionen av Teams .

För att aktivera livetranskribering i Teams -möten, följ stegen nedan.

1. Gå med i mötet och klicka på ikonen Fler åtgärder^{(More actions icon )} som visas nedan.

2. Välj nu alternativet Starta transkription^{(Start transcription )} från rullgardinsmenyn som visas ovan.

Därefter kommer alla deltagare i mötet att få ett meddelande om att innehållet i mötet avskrivs. Du kan också ändra språket för transkription och notera att när du ändrar språket påverkar det alla användare.

Du kan byta transkriptionsspråk enligt listan nedan.

engelska^(English) (USA), engelska^(English) ( Kanada^(Canada) ), engelska^(English) ( Indien^(India) ), engelska^(English) ( Storbritannien ), engelska^(English) ( Australien^(Australia) ), engelska^(English) ( Nya Zeeland^{(New Zealand)} ), arabiska^(Arabic) ( Arabemiraten^{(Arab Emirates)} ) ( Förhandsgranskning^(Preview) ), arabiska^(Arabic) ( Saudiarabien^{(Saudi Arabia)} ) ( Förhandsvisning^(Preview) ), kinesiska^(Chinese) ( Kantonesiska^(Cantonese) ), kinesiska^(Chinese) ( mandarin ), danska^(Danish) , holländska^(Dutch) ( Belgien^(Belgium) ) ( Förhandsvisning^(Preview)), nederländska^(Dutch) ( Nederländerna^{(Netherlands)} ), franska ( Kanada^(Canada) ), franska ( Frankrike^(France) ), finska^(Finnish) ( förhandsgranskning^(Preview) ), tyska, hindi , italienska^(Italian) , japanska^(Japanese) , koreanska^(Korean) ( förhandsgranskning^(Preview) ), norska, polska ( förhandsgranskning^(Preview) ), portugisiska^(Portuguese) ( Brasilien^(Brazil) ), ryska^(Russian) ( förhandsgranskning^(Preview) ) ), spanska ( Mexiko^(Mexico) ), spanska ( Spanien^(Spain) ), svenska^(Swedish) .

Läs också: ^{(Also Read:)} Hur du aktiverar eller inaktiverar Microsoft Teams Push to Talk^{(How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk)}

5. Slash-kommandon^{(5. Slash Commands)}

Hur länge har du använt Teams ? Visste^(Did) du att slash(/) commands kan förenkla din produktivitet och engagemang med appen?

Ja. Du kan byta till din favoritkanal, ändra din status, söka efter det senaste meddelandet eller navigera till sparade meddelanden med Slash- kommandon.

Navigera till sökfältet^{(Search )} och skriv / i den. En lista med rekommenderade kommandon kommer att visas enligt följande.

Här är några vanligaste kommandon i Teams .

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Använd dessa intressanta kommandon^{(interesting commands)} och justera Teams - inställningarna inom en sekund.

6. Fokusera på människor^{(6. Spotlighting People)}

I Teams kan du lyfta^(spotlight) fram specifika videor för att lyfta fram dem bland alla deltagare. Om du är mötesvärd eller presentatör kan du lyfta fram runt 7 användare i mötet. Du kan inte belysa personer om du har aktiverat Stort galleri^{(Large gallery)} eller Tillsammans läge^{(Together mode)} . Här är några instruktioner för att lyfta fram personer i Microsoft Teams- möten.

1. Gå med i mötet och gå mot deltagarlistan^{(Participants )} .

2. Högerklicka nu på användarens namn som du vill lyfta fram och välj alternativet Spotlight för alla^{(Spotlight for everyone )} som visas nedan.

3. Bekräfta sedan uppmaningen genom att klicka på Spotlight för alla^{(Spotlight for everyone )} igen.

Nu kommer den valda deltagarens video att belysas i mötet. Om du vill avsluta spotlighting, följ stegen nedan.

4. Som du gjorde tidigare, högerklicka på deltagarens namn och välj nu alternativet Exit spotlight som visas nedan.

5. Slutligen bekräftar du uppmaningen genom att klicka på Exit spotlight som visas nedan.

Obs:^{(Note: )} För att belysa din video kan du högerklicka på din video och klicka på alternativet Spotlight me eller gå till deltagarlistan, högerklicka på ditt namn och välj alternativet Spotlight me .

Läs också: ^{(Also Read:)} Hur du får åtkomst till Microsoft Teams Admin Center-inloggning^{(How to Access Microsoft Teams Admin Center Login)}

7. Presentatörsläge^{(7. Presenter mode)}

Presentatörsläget kommer att hålla publiken mer engagerad i mötet eftersom presentatören också är synlig i presentationen. Istället för att bara dela fönstret eller skärmen kommer denna fantastiska funktion att bli en integrerad del av mötet med dess Standout (tar bort din bakgrund och visar ditt innehåll i presentationen) , sida vid sida^{(, Side-by-side )} (både ditt flöde och innehåll kommer att visas bredvid ), och Reporter (presentationen körs till höger om din axel som om du tittade på den i TV-reportage). Här är några instruktioner för hur du använder presentatörsläget i Teams .

Obs!^{(Note: )} Om du använder webbappen eller mobilversionen av Teams kommer presentatören och presentationen att visas separat. Du rekommenderas att använda skrivbordsversionen av appen för att använda denna presentationsfunktion^{(Presenter Modes feature)} .

1. När mötet har startat klickar du på alternativet Dela innehåll^{(Share content )} som visas.

2. Se till att du har slagit på kameran och valt det presentatörsläge^{(presenter mode )} du vill använda. Du kan anpassa din bakgrund, inkludera eller utesluta datorljud och ge andra kontroll när du använder det här läget.

3. För att avsluta delning kan du klicka på alternativet Stoppa presentation^{(Stop presenting )} i presentationsverktygsfältet.

8. Kortkommandon ^{(8. Keyboard Shortcuts )}

Kortkommandona nedan hjälper dig att arbeta effektivt i Teams . Dessa mötesfunktioner i Microsoft Teams är mycket användbara för användare med visionära problem. Här är en lista över kortkommandon som hjälper dig att komma åt Teams utan att använda mus.

Obs^(Note) : För genvägar som använder numerisk inmatning, använd siffertangenterna ovanför alfabetstangenterna^(Alphabets) .

• Allmänna kortkommandon^{(General Keyboard shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigerande tangentbordsgenväg^{(Navigational Keyboard Shortcut)}

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Kortkommandon för meddelanden^{(Messaging Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Mötes- och samtalsrelaterade kortkommandon^{(Meeting and Call related Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

Så vad väntar du på? Visa^(Show) upp med dina vänner med dessa knepiga genvägar!

Läs också: ^{(Also Read:)} Så här ändrar du Microsoft Teams profilavatar^{(How to Change Microsoft Teams Profile Avatar)}

9. Dölj eller visa meddelanden i Teams^{(9. Hide or Show messages in Teams)}

Du kan inte radera hela historiken för en kanal eller chatt, men du kan dölja eller visa valfri kanal eller chatt i Teams genom att använda följande steg. Chatthistoriken kommer att återuppta sin aktivitet när man postar ett meddelande i den och du kan återuppta den när det behövs. Detta är en av de enklaste Microsoft Teams funktionerna och fördelarna som håller dig fokuserad endast på chattar eller kanaler som har hög prioritet.

1. Håll muspekaren över kanalen eller chatten som du vill dölja och klicka på den tre-prickade ikonen^{(three-dotted icon)} som visas.

2. Klicka nu på alternativet Göm^{(Hide )} som visas ovan. Den valda chatten försvinner från Teams- listan.

Om du senare ändrar dig och vill visa chattarna, följ stegen nedan.

3. Sök efter den dolda chatten med sökfältet och tryck på Enter för^{(Enter key )} att öppna den.

4. Klicka nu på Visa dold chatthistorik^{(Show hidden chat history)} om du vill se den. Vid det här laget kommer du att se chatten/kanalen i listan Teams i den vänstra rutan.

5. Klicka nu på den treprickade ikonen^{(three-dotted icon )} för din chatt/kanal och välj alternativet Visa^{(Unhide )} som visas.

På samma sätt kan du fästa din favoritchatt eller stänga av^{(pin your favorite chat or mute)} den när det behövs.

10. Bokmärk meddelanden^{(10. Bookmark Messages)}

Microsoft Teams mötesfunktioner som att bokmärka^{(Bookmarking)} meddelanden hjälper dig att spara tid för att hitta vilken text som helst istället för att rulla upp hela chatten. Även om meddelandet är begravt i den långa samtalshistoriken, kan du enkelt hitta det genom att spara det för framtida referens. Så här bokmärker du ett meddelande.

1. När du hittar något meddelande som behövs för referens inom en snar framtid, för muspekaren över meddelandet och klicka på den treprickade ikonen^{(three-dotted icon)} .

2. Välj sedan alternativet Spara detta meddelande^{(Save this message )} från listan som visas.

3. För att se de sparade meddelandena klickar du på din profilbild och väljer alternativet Sparade enligt bilden.^{(Saved )}

4. Nu kommer alla sparade konversationer att visas på den vänstra skärmen. Du kan enkelt klicka och komma åt dem.

Börja^(Start) spara dina meddelanden och hitta dem enkelt genom att använda den här funktionen.

Rekommenderad:^{(Recommended:)}

• Hur man ställer in Rainmeter Dual Monitor Skins på Windows 10^{(How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10)}
• Hur man suddar bakgrunden på Microsoft Teams^{(How to Blur Background on Microsoft Teams)}
• 15 bästa gratistjänster för virtuell brevlåda^{(15 Best Virtual Mailbox Free Service)}
• Hur man aktiverar Microsoft Outlook Dark Mode^{(How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode)}

Hoppas den här guiden var användbar och att du skulle ha lärt dig några Microsoft Teams-funktioner^{(Microsoft Teams features)} som du aldrig hört talas om. Kontakta^(Feel) oss gärna i kommentarsektionen nedan med dina förslag och feedback angående den här artikeln. Fortsätt att besöka vår sida för fler coola tips och tricks och låt oss veta vilket ämne du vill att vi ska utforska härnäst.

Best 10 Microsoft Teams Features

Microsoft Teams is used by more than 15 million users and around 1300 usеrѕ connect to Teamѕ call every second. The pandemic effect of 2021 and 2022 has led to its sudden growth for сonnecting people virtually on remote work and meetings. The engagemеnt of the applicatіon аnd number of actіve users on Teams is simply incredible аnd reaching the sky limit. It is the best replаcement for Skype for bυsiness and you can enjoy incredible features in it. Few notable Microsoft Teams features and benefits include group chat, video/voice call, screen share options, mega meеtings, online classrooms, and a lot more. Being a part of the Microsoft 365 enνironment, Microsoft Teams meeting features combines the rоle of Outlook, ЅharеPoint, and other Microsoft applіcations. In simple words, you сan enjoy а ton of Microsoft Teams features and benefits from which the best colleсtions of them are listed below. Hope this article helps you a lot!

Best 10 Microsoft Teams Features

In this section, we have compiled a list of Microsoft Teams meeting features that are hidden into your minds all these days. Read and share these with your friends who find them useful.

1. Share Email in Teams

Sometimes, there may be a need to copy contents from your Outlook mail and paste it into Teams chat. Copy and Paste would be a great choice preferred by many of you. Yet, this is unnecessary since the Microsoft Teams feature of sharing mail to Teams will be incredibly helpful. A built-in feature between Outlook and Teams lets you do this.

• This Microsoft Teams feature will be helpful to those organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more.
• You can send all those emails to a single Teams Channel and this avoids false-mistaken replies and keep mails clean.
• To share Outlook mails to Teams, you must have an Outlook add-in. This add-in is automatically installed on your PC for Teams users. Make a note that, this feature is not supported for mobile Teams users.

Follow these steps to share emails with Teams.

1. If you are using a desktop application, you can simply click on the Share to Teams button in the toolbar ribbon and if you are using a web application, click on the More actions … icon at the top right corner of the mail.

2. Here, type the name of a person, group, or channel you want to share the mail.

If you have any attachments in the mail, they are automatically included when you send them to Teams. If you want to remove them, you can uncheck the Include attachments option. Enjoy sending mails to Teams directly without using the normal conventional method.

2. Use Breakout Rooms

Make a note that, this Microsoft Teams feature is available only for meeting organizers of desktop app users (Microsoft and Mac). You cannot use this feature when you have more than 300 people in the meeting and when you create Teams Breakout Rooms before meetings, you cannot add more than 300 people.

• When you are in a Breakout room, you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents. Otherwise, you can enjoy all other features of chatting and exchanging information.
• You can create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting to allow a smaller group of participants to discuss and collaborate.
• You can create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting. Thus, you can split users in meeting under several groups to discuss any specific/ general content of the meeting.

If you are the organizer/ presenter of the meeting, you can create Breakout Rooms in Teams by following the below-mentioned steps.

1. As usual, create a meeting invite and start the meeting.

2. Now, click on the Breakout rooms option as highlighted below.

3. In the next window, you can choose the number of rooms you want to create from the drop-down menu, and finally, click on Create rooms as shown.

After creating Breakout rooms, you can rename them and manually or automatically assign participants to them. That’s it. As a Breakout Room manager, you can add and delete rooms, manage participants in the room, join any rooms, exit, and open rooms, assign time limits for rooms, send announcements, and recreate rooms if necessary. If you cannot manage Breakout rooms, you can also assign a participant or presenter to manage the same.

Also Read: How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons

3. Virtual Whiteboard

Microsoft Teams has an association with Microsoft Whiteboard through which you can share your opinion by drawing, writing, and sketching together in a meeting. This Whiteboard collaboration is available to all participants in the meeting. To use Whiteboard in Teams meet, ensure you have Microsoft Whiteboard on your device.

You can write by dragging a letter, adding text, adding a note, can add a Library image, Bing image, or Camera image, pasting a document, adding a PDF/Word/PowerPoint document, and a lot more features that will amuse you a lot. You can make your Whiteboard visible to all the participants by following the below-mentioned steps.

1. After launching or joining a meeting, click on the Open share tray icon as shown below.

2. Now, on the right side, click on Microsoft Whiteboard as depicted.

Now, Microsoft Whiteboard loads on the screen, and once done, the screen appears as shown below.

Now, the participants of the meeting can enjoy inking their thoughts using this amazing Microsoft Teams feature. Attendees who belong to the same tenant can enjoy collaborating on Whiteboard whereas strangers, federated, or anonymous users cannot do so. Make a note that, when you use Whiteboard for sharing the content in a Teams meeting that is being recorded, this will not be part of the recording. This feature is in the developmental stage and Microsoft will announce you as soon as the changes are successful.

The interesting feature is that the Microsoft Whiteboard feature is available for all the participants in the meeting chat, even after the meeting has ended.

4. Live Transcription in Meetings

When you are in Teams meeting, you can see live transcriptions of the content in the form of text that appear alongside the same meeting screen. This is one of the best Microsoft Teams features and benefits from which users who are deaf or have difficulties in hearing or who have language barriers. Also, if you are attending a meeting that has too much noise, this feature will be much useful. Live transcription in meetings is available only for the desktop version of Teams.

To enable Live transcription in Teams meetings, follow the below-mentioned steps.

1. Join the meeting and click on the More actions icon as shown below.

2. Now, select the Start transcription option from the drop-down list as shown above.

Then, all the participants in the meeting will receive a notification that the contents of the meeting are being transcript. You can also change the language of transcription and make a note that, when you change the language, it affects all users.

You can switch the transcription language as listed below.

English (US), English (Canada), English (India), English (UK), English (Australia), English (New Zealand), Arabic (Arab Emirates) (Preview), Arabic (Saudi Arabia) (Preview), Chinese (Cantonese), Chinese (Mandarin), Danish, Dutch (Belgium) (Preview), Dutch (Netherlands), French (Canada), French (France), Finnish (Preview), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean (Preview), Norwegian, Polish (Preview), Portuguese (Brazil), Russian (Preview), Spanish (Mexico), Spanish (Spain), Swedish.

Also Read: How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk

5. Slash Commands

How long you have been using Teams? Did you know slash(/) commands could simplify your productivity and engagement with the app?

Yes. You can switch to your favorite channel, change your status, search for the recent message or navigate to saved messages using Slash commands.

Navigate to the Search bar and type / in it. A list of recommended commands will be shown as follows.

Here are a few most commonly used commands in Teams.

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Make use of these interesting commands and tweak Teams settings within a second.

6. Spotlighting People

In Teams, you can spotlight any particular videos to highlight them among all the wide scale of participants. If you are the meeting host or presenter, you can spotlight around 7 users in the meeting. You cannot spotlight people if you have enabled Large gallery or Together mode view. Here are a few instructions to spotlight people in Microsoft Teams meetings.

1. Join the meeting and head towards the Participants list.

2. Now, right-click on the user’s name whom you want to spotlight and select the Spotlight for everyone option as shown below.

3. Then, confirm the prompt by clicking on Spotlight for everyone again.

Now, the selected participant’s video will be spotlighted in the meeting. If you want to end spotlighting, follow the below-mentioned steps.

4. As you did earlier, right-click on the name of the participant and now select the Exit spotlight option as shown below.

5. Finally, confirm the prompt by clicking on Exit spotlight as shown below.

Note: To spotlight your video, you can right-click on your video and click on Spotlight me option or go to the participant’s list, right-click on your name and select the Spotlight me option.

Also Read: How to Access Microsoft Teams Admin Center Login

7. Presenter mode

The presenter mode will keep the audience more engaged towards the meeting since the presenter is also visible in the presentation. Rather than sharing only the window or screen, this amazing feature will become an integral part of the meeting with its Standout (deletes your background and shows your content of presentation), Side-by-side (Both your feed and content will appear next aside), and Reporter ( the presentation will run to the right of your shoulder as if you watch it on TV reports) modes. Here are a few instructions to use the presenter mode in Teams.

Note: If you are using the web app or mobile version of Teams, the presenter and the presentation will appear separately. You are advised to use the desktop version of the app to make use of this Presenter Modes feature.

1. Once the meeting has started, click on the Share content option as shown.

2. Make sure you have turned on your camera and selected the presenter mode you would like to use. You can customize your background, include or exclude computer sounds and give control to others when you are using this mode.

3. To exit sharing, you can click on Stop presenting option in the presenting toolbar.

8. Keyboard Shortcuts 

The below-listed keyboard shortcuts will help you work efficiently on Teams. These Microsoft Teams meeting features are very helpful to users with visionary problems. Here is a list of keyboard shortcuts that will help you, access Teams, without using a mouse.

Note: For shortcuts that uses numerical input use the numbers keys above the Alphabets keys.

• General Keyboard shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigational Keyboard Shortcut

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Messaging Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Meeting and Call related Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

So, what are you waiting for? Show off with your friends with these tricky shortcuts!

Also Read: How to Change Microsoft Teams Profile Avatar

9. Hide or Show messages in Teams

You cannot delete the complete history of a channel or chat, yet you can hide or show any channel or chat in Teams by using the following steps. The chat history will resume its activity when one posts a message into it and you can resume it whenever needed. This is one of the simplest Microsoft Teams features and benefits that keeps you focused only on chats or channels that are a high priority.

1. Hover over the channel or chat that you want to hide and click on the three-dotted icon as shown.

2. Now, click on the Hide option as shown above. The selected chat will disappear from the Teams list.

Later, if you change your mind and want to unhide the chats, follow the below-mentioned steps.

3. Search for the hidden chat using the search bar and hit Enter key to open it.

4. Now, click on Show hidden chat history if you want to view it. By this time, you will see the chat/channel in the Teams list on the left pane.

5. Now, click on the three-dotted icon of your chat/channel and select the Unhide option as shown.

Likewise, you can pin your favorite chat or mute it whenever needed.

10. Bookmark Messages

Microsoft Teams meeting features like Bookmarking messages help you save your time to find any text instead of scrolling up the whole chat. Even though the message is buried down in the long history of conversation, you can easily find it by saving it for future reference. Here is how to bookmark a message.

1. When you find any message that is needed for reference in the near future, hover over the message and click on the three-dotted icon.

2. Then, select the Save this message option from the list as shown.

3. To view the saved messages, click on your profile picture and select the Saved option as depicted.

4. Now, all the saved conversations will be displayed on the left screen. You can click and access them easily.

Start saving your messages and find them easily by using this feature.

Recommended:

• How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10
• How to Blur Background on Microsoft Teams
• 15 Best Virtual Mailbox Free Service
• How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode

Hope this guide was useful and you would have learned some Microsoft Teams features that you were never heard of. Feel free to reach out to us in the comment section down below with your suggestions and feedback regarding this article. Keep visiting our page for more cool tips & tricks and let us know which topic you want us to explore next.

Related posts

• Microsoft Teams vs. Zoom: Vilket är bättre?

• Microsoft Teams vs. Slack: Vilket är bättre?

• De 11 bästa Microsoft Teams tips och tricks

• Hur man håller Microsoft Teams-status tillgänglig

• Hur man suddar bakgrunden på Microsoft Teams

• De 6 bästa gratisalternativen till Microsoft Office

• Hur man installerar Microsoft Teams på Linux och macOS

• Så här stänger du av alla deltagares mikrofon i Microsoft Teams

• Topp 10 samarbetsverktyg för fjärrteam

• Hur man berömmer någon i Microsoft Teams för deras väl utförda jobb

• Så här ändrar du temat i Microsoft Teams på Windows 11

• 13 bästa Mininova-alternativen - 2022 TechCult

• Bästa projektledningsapparna för Microsoft Teams

• 27 bästa alternativen till Microsoft Word

• Hur man använder personliga funktioner i Microsoft Teams

• De 4 bästa Android Office-sviterna förutom Google och Microsoft

• En Microsoft To Do Review: Varför du bör byta just nu

• Hur man skapar breakout-rum i Microsoft Teams

• Vad är Microsoft Teams Together Mode? Hur aktiverar jag Together-läget?

• 18 bästa verktygen för att hacka 2022