Bring Your Own Device (BYOD)-programmet^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} har sina egna fördelar och nackdelar. Den här artikeln, den första i de tre artikelserien – talar om det goda och det dåliga med BYOD . De andra två artiklarna arbetar för att skapa en korrekt BYOD- policy och ta reda på misstag att undvika när du implementerar den. Innan vi fortsätter att prata om fördelarna med BYOD och dess negativa egenskaper, låt oss kolla in hur systemet implementeras.

Vad är Bring Your Own Device eller BYOD

Bring Your Own Device- systemet har funnits ett tag och tar fart när fler och fler företag väljer systemet. Under BYOD- strukturen använder anställda mobila enheter som tillåter dem att:

1. Använd samma enhet för personligt bruk och kontorsbruk
2. Arbeta var som helst

Jag kan klassificera BYOD i två distinkta kategorier: (a) den första är där företag tillåter användning av personalägda enheter och (b) den andra där företag köper mobila enheter åt de anställda. I varje fall kommer implementeringen att skilja sig något. Till exempel, om företaget tillhandahåller enheten, kommer det förmodligen att blockera installationer av saker som är distraherande: Angry Birds, till exempel. Dessutom kan företaget använda hemlig programvara för att se vad du har gjort på enheten. Naturligtvis kommer de att tillåta privat användning av enheterna men det kommer att vara lite begränsat.

Enkelt uttryckt är BYOD ett system där anställda bär en mobil enhet som de kan använda för att arbeta var som helst (med hjälp av kontorets VPN i de flesta fall).^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

BYOD-fördelar

Det första man tänker på när man pratar om BYOD är kostnadsbesparingar i olika former. I de flesta fall antar vi att du redan äger en mobil enhet och ditt företag konfigurerar om den för affärsbruk. Om så är fallet sparar verksamheten på att köpa enheterna.

För närvarande är praxis att använda anställdas befintliga enheter inte mycket implementerad. Snarare^(Rather) köper företag själva de mobila enheterna, konfigurerar dem och ger dem till de anställda – i så fall gynnas de anställda på följande två sätt:

1. De ansluter till Internet med hjälp av kontors -VPN och sparar därmed på Internetkostnader^(Internet) ;
2. De kan arbeta var som helst med samma enhet för både affärs- och privatbruk. Detta befriar dem från att bära mer än en mobil enhet för personligt bruk. Här kommer problem att uppstå som kan irritera de anställda. Vi kommer att prata om dessa frågor i det negativa med att använda BYOD- systemet i företag.

Eftersom de anställda kan arbeta var som helst, ökar den totala produktiviteten. Anställda som kanske inte kommer till kontoret på grund av dåligt väder eller trafik kan arbeta hemifrån eller någon annanstans. Detta sparar på anställdas frånvaro som annars skulle leda till förseningar i projekt. Om en anställd behöver lämna kontoret i förtid kan de senare täcka det pågående arbetet. Till exempel, om en anställd har en tid, kan han/hon gå tidigt, träffa läkaren, gå hem och jobba därifrån för att klara dagens mål.

BYOD fungerar också som ett försäljningsargument. Människor föredrar att arbeta med företag som tillåter en enda mobil enhet för både affärs- och privatbruk. Om det är den traditionella arbetsplatsen kan det hända att människor inte får ta med sig sina personliga enheter inne på kontoret. Jag har sett arbetsplatser där de inte släpper in ens anställdas mobiltelefoner. Det, jämfört med att kunna använda en enda enhet för både personligt och affärsarbete, är en stor avstängning. Med andra ord tenderar företag med ett solidt BYOD- system på plats att attrahera bättre medarbetare.

Läs^(Read) : Ta med din egen enhetskonfiguration och inställningar i Windows 10 .

BYOD Nackdelar

Återigen, den första är kostnadsfaktorn. Om inte företaget tror på att tillåta anställdas befintliga enheter för företag, kommer de att spendera pengar på att köpa utrustningen. Lägg till det, användningen av Internet för personliga ändamål kommer bara att öka utgifterna. Men eftersom det finns andra fördelar som rörlighet och bättre produktivitet, går de flesta företag över till BYOD- system.

För den anställde kan avstängningarna vara restriktioner på enheten. Jag har ännu inte stött på någon anställd som säger att organisationer förbjuder personliga installationer i BYOD- atmosfären. Ändå kan organisationens policy gå till den grad att säga NEJ till spel och vissa webbplatser.

En annan anledning till oro för anställda är deras integritet. Om de använder Facebook , Twitter eller något liknande kan företaget kanske känna till inloggningsuppgifterna. Personligen tror jag inte att företagshus kommer att gå så långt på att snoka men möjligheterna finns. En annan aspekt är att registrera eller logga anställdas åtgärder på enheten som kan ge ut information som de inte vill dela med någon. Ett exempel kan vara att använda enheten för att ladda ner en piratkopierad film.

Den mest argumenterade oro eller nackdelar med BYOD- system är säkerheten för företagets data. Naturligtvis kan de anställda bara komma åt en del av det men den delen kan ändå räcka för att ge ut viktig information till andra – medvetet eller omedvetet. Det bör finnas en ordentlig policy för vad de anställda kan dela med andra samt en bra exitpolicy: att genomföras när medarbetaren lämnar företaget. Ett bra alternativ skulle vara att överföra all affärsdata till en annan dator och strimla datafilerna från de anställdas enheter.

Ta med din egen enhetspolicy

För att göra BYOD framgångsrik bör du ha en bra BYOD- policy på plats. Det finns inget sådant som den perfekta BYOD- policyn. Du fortsätter bara att göra ändringar i policyn – allt eftersom tekniken fortskrider – för att hålla data säker.

#1 Educate the Employees

Om du funderar på att implementera BYOD eller redan har implementerat det, ta dig tid att få medarbetarna att förstå att systemet är till för att underlätta både arbetstagaren och arbetsgivaren. Du måste berätta för dem hur de ska hålla enheten skyddad med de senaste uppdateringarna och patcharna för operativsystemet och hårdvaran de använder på sina mobila enheter. Du behöver berätta för dem om möjligheten till dataläckor och hur det kan förstöra organisationens ansträngningar. Du måste göra det klart att integriteten för en organisations data inte kan äventyras.

#2 What all Platforms To Allow

Du kan inte låta användare välja nästan vilken plattform som helst. Om dina organisationer inte kan köra på något specifikt operativsystem som iOS, måste du berätta för dina anställda att personer som väljer iOS inte kan delta i BYOD- programmet.

I en bättre metod kan du ge dem en lista med två tre plattformar som är acceptabla och är tillräckligt bra för att ge både organisationen och de anställda. Det skulle ge en viss konsekvens så att du inte behöver anställa ytterligare IT-personal för att felsöka enheterna.

#3 Non-Disclosure Agreement

Få de anställda att underteckna en NDA som innebär att de inte kan dela företagsdata med någon tredje part. Gör dem medvetna om social ingenjörskonst och lär dem metoder för att hålla data under lås.

#4 Logging & Responsibility

Detta är viktigt även om de anställda protesterar. Att logga händelserna kan hjälpa dig att identifiera om någon anställd har ägnat sig åt illegala aktiviteter som att ladda ner piratkopierade filmer. I det här fallet måste du också tala om för de anställda att de kommer att vara ansvariga om någon kräver skadestånd och inte organisationen. Denna klausul är viktig eftersom människor ofta återgår till billigare metoder för det ena eller det andra. Och eftersom det är den anställde som använder enheten och eftersom det var den anställde som gick vidare för att till exempel ladda ner en piratkopierad film, kommer organisationen inte att åtalas för något brott.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

En annan viktig aspekt när man skapar en bra BYOD-policy, spårning av den mobila enheten är mer för säkerheten för organisationens data och INTE^(NOT) för att veta vad medarbetaren håller på med. Den mobila enheten måste vara utrustad med någon form av applikation som tillåter fjärrradering av hårddisken^(HDD) . Det här är användbart när:

1. En anställd tappar bort enheten
2. En anställd lämnar jobbet och går vidare till en rivaliserande organisation

Möjligheten att en irriterad anställd ger bort information medvetet finns, och NDA- avtalet borde kunna ta hand om det. Håll skadeanspråken lite högre för att förhindra avsiktlig delning av data.

Bland andra åtgärder som hjälper dig att formulera en ordentlig BYOD- policy är

1. Registrering av enheters MAC-^(MAC) adresser – Detta hjälper till att blockera olagliga anslutningar till företagets nätverk
2. Granska nätverket – Kontrollera^{(Network – Check)} nätverket för eventuella sårbarheter och håll koll på antalet enheter som ansluter till det. På så sätt kommer du att kunna veta om några obehöriga enheter försöker ansluta.
3. Skapa ett företagsmoln så att användare som arbetar på distans kan lagra saker på det gemensamma delade utrymmet istället för att ansluta till ditt nätverk om och om igen. Det kommer att minska risken för ett säkerhetsintrång med en betydande procentandel. Det kan vara vad som helst som tillåter lagring, samarbete och kryptering.

BYOD-lösningar och misstag

#1 Employee Education

Skaffa en person som känner till detaljerna i BYOD : säkerhetsfrågor, kompatibilitetsfrågor och viktigast av dem alla – den sociala ingenjörskonsten. Det skulle vara en bra idé om du kan ge varje anställd en handbok för din BYOD- policy tillsammans med uppgifter om den person som ska kontaktas vid problem. Du kan använda multimediainnehåll för att illustrera möjliga hot (presentationer, videor, etc.) så att varje anställd förstår policyn.

Du måste hålla dem påminna. Engångsutbildning^{(One-Time-Training)} skulle inte räcka. Du kan faktiskt skapa utbildningssessioner under namnet "Feedback & Needs of BYOD Employees". Du kan betona de viktiga punkterna och be om feedback/problem de anställda möter i systemet. Det kommer att tjäna två syften – du får återkoppla de grundläggande men viktiga punkterna i policyn och du kan använda feedbacken för att förbättra och göra den till en av de bästa BYOD-lösningarna.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

Vi känner alla till mobilmarknaden som hela tiden förändras snabbt. Nyare^(Newer) modeller kommer ut för ofta och anställda skulle vilja köpa en bättre enhet. Men om organisationernas applikationer inte körs på den nya modellen kan de anställda bli frustrerade. Ett alternativ är att skapa appar som använder sig av molnliknande Azure och Microsoft 365 som kommer att köras på nästan alla typer av modeller. Att använda och implementera generiska appar som Dropbox , OneDrive , etc. för fjärrlagring och samarbete i realtid kommer att ge ett uppsving för din BYOD- policy.

Om du vill att de anställda ska använda appar som designats av affärs-IT-avdelningen, se till att apparna är kompatibla med alla större enheter (operativsystem) tillgängliga för mobila enheter. Således kommer du att erbjuda faciliteter som kan köras på nästan vilken enhetsmodell som helst istället för att begränsa dem till vissa enhetsmodeller även om de är sugna på den nya Windows -telefonen som släpps med stor fanfar.

#3 Don’t Forget Migrating Process

När ovanstående metod för att använda generiska appar är det inte mycket svårt att migrera från den äldre enheten till den nya. Inkludera ändå något som hjälper till att överföra data till nyare enheter (om de lagras lokalt) och sedan radera den tidigare enheten. Mer än ofta förvarar människor sina gamla enheter slentrianmässigt (oskyddade) och vissa kanske försöker sälja bort dem. I båda fallen måste du få affärsdata raderade innan de hämtas av någon utanför organisationen.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

Medan punkt 3 talade om gamla enheter, är denna punkt relaterad till nya enheter. Det blir svårt att få medarbetarna att komma överens om saken. Säg till dem att det är för deras egen fördel. Om de tappar bort enheten eller flyttar till ett annat företag bör din IT-avdelning kunna fjärrutradera data på anställdas enheter.

Du kan inte bara gå vidare och radera data eftersom den anställde kan knacka rättegångar. Denna möjlighet gör det nödvändigt att inkludera klausulen i BYOD- avtalet så att även om du raderar uppgifterna på distans ska du inte hållas ansvarig.

#5 Responsibility For Illegal Usage

Det bör finnas en tydlig policy som frikänner organisationen om den anställde använder sin enhet för illegala nedladdningar etc.

#6 Forgetting About Upgrades

Det är ett känt faktum att tekniken fortsätter att utvecklas. Följaktligen måste din IT-avdelning göra sina appar och andra saker kompatibla med den nyare tekniken för smidiga och skyddade processer. De mobila enheternas hårdvara och operativsystem kan också bli föråldrade på ett sätt som gör att organisationsapparna kanske inte fungerar korrekt på de befintliga enheterna.

De bästa BYOD-lösningarna inkluderar en klausul som tvingar anställda att uppgradera sina mobila enheter när tekniken kräver bättre hårdvara eller operativsystem. Om de anställda inte kan uppgradera på grund av ekonomiska problem kan organisationen erbjuda dem en kompatibel enhet eller ännu bättre, erbjuda dem ett lån för att köpa den senaste tekniken. Detta kommer att göra anställda glada och lojala. Detta leder till bättre produktion.

Ovanstående är några kritiska misstag som jag kunde identifiera när jag implementerade en bra BYOD-policy. Om du tror att jag har missat något, vänligen kommentera och dela med oss.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

Läs nu: ^{(Now read:)} Vad är Bring Your Own Network eller BYON?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

Related posts

• De bästa funktionerna och fördelarna med LibreOffice Writer

• Bästa mjukvara och hårdvara Bitcoin-plånböcker för Windows, iOS, Android

• Bästa bärbara bord att köpa online

• Bästa bärbara ryggsäckar för män och kvinnor

• Bästa gratis säkra digitala bärbara programvara och onlinetjänster

• Hur man konverterar binär till text med denna text till binär konverterare

• Bästa gratis Online Form Builder-verktyg för att samla in information

• Vad betyder NFT och hur skapar man NFT Digital Art?

• Ställ in Internet Radio Station gratis på Windows PC

• Vad är Silly Window Syndrome - Förklaring och förebyggande

• Hur man skapar självsignerade SSL-certifikat i Windows 11/10

• Bästa gratis programvara för tidsspårning på Windows för frilansare

• Whiteboard Fox är en gratis online whiteboard som tillåter delning i realtid

• Utestängd från Plex Server och Serverinställningar? Här är fixen!

• Det kontot är inte kopplat till något Mixer-konto

• Session messaging app erbjuder stark säkerhet; Inget telefonnummer krävs!

• Hur du ser bäst ut på ett videokonferenssamtal - Tips och bästa praxis

• Bästa LibreOffice-tillägg för att öka din produktivitet

• Vad är Blue Whale Challenge Dare Game

• Zip-filen är för stor fel vid nedladdning av filer från DropBox