Det brukade vara att teamsamarbete kring dokument var tidskrävande och tråkigt. En person skulle skriva ett utkast, ge utkastet till någon annan för att göra ändringar, läsa ändringarna igen och bestämma om de skulle acceptera dem, överlämna dokumentet till någon annan att redigera, och så vidare. Nuförtiden^(Nowadays) är det lika enkelt att dela dokument som att skriva dem, och många människor kan enkelt arbeta med samma dokument. Microsoft Offices^{(Microsoft Office)} programsvit är designad för lagarbete, men inte alla kommer att tycka att det är instinktivt i början. Det är här en bok som Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork kan vara en riktig pärla. Håller den här boken upp till titelns löfte? Som ett sedan länge kontor^(Office)användare, jag var intresserad av att ta reda på det. Låt oss se vad jag upptäckte.

Den här boken är designad för företag

Det är tydligt från början att den här boken är designad för personer som arbetar i en affärsmiljö och särskilt företag. Det är också för personer som redan är bekanta med de senaste utgåvorna av Office (sedan introduktionen av menyfliksområdet) och som inte behöver en handledning om grunderna. Det antas att läsaren har Office 2013 och det är vad illustrationerna visar.

Boken börjar med en diskussion om begreppen som är involverade i lagarbete (teamdynamik, ledarskap genom exempel, och så vidare) som tyvärr är ungefär lika torr som en lärobok, utan att använda ett ord där ett dussin duger. Författaren verkar vilja vara säker på att varje enskild uppenbar punkt är täckt i trista detaljer. Jag tror inte att jag kommer att vara ensam om att läsa stycke efter stycke och önska att han skulle komma vidare med det redan.

Samarbete i Office

Det första kapitlet som faktiskt talar om samarbete med Office beskriver hur du använder SharePoint i detalj. Att använda SharePoint kräver en prenumeration på Office 365 Small Business Premium eller en högre nivå. Mycket av SharePoint- sektionen är utformad för personer som administrerar SharePoint -webbplatser, och författaren håller med om att användare som inte är administratörer kan tycka att informationen är intressant men att de inte kommer att kunna göra mycket med den. Det råder ingen tvekan om att SharePoint är en underbart fullfjädrad tjänst, och om ett företag redan har en Office 365 Small Business Premium - prenumeration, SharePointär inbyggt direkt. Beskrivningen av hur man fullt ut konfigurerar SharePoint för att passa teamets speciella behov är grundlig och välillustrerad.

Men kostnaden för prenumerationen kan mycket väl vara oöverkomlig för många företag. Och fokus på att administrera SharePoint- webbplatser slösar mycket utrymme. Ett företag som har kommit in i SharePoint kommer nästan säkert att ha sina egna utbildade administratörer och sina egna policyer. Nästa avsnitt beskriver lagarbete genom Outlook , men återigen, fokus ligger i början på att länka Outlook till en företags SharePoint- webbplats. När boken väl börjar beskriva samarbete genom OneNote blir den mer värdefull för den genomsnittliga användaren.

Boken beskriver hur du länkar Outlook till OneNote och hur du ser till att teamscheman, meddelanden och kalendrar synkroniseras med delade anteckningsböcker. Kalenderfunktionen bör vara särskilt användbar för att hålla reda på olika projekt och säkerställa att det inte finns några schemaläggningskonflikter.

Det finns ett avsnitt som beskriver teamsamarbete med Lync , men detta skulle endast vara av intresse för personer vars företag använder Lync Server och har licensierat den för användning av sina anställda.

Synkronisering och samarbete

Kapitlet som heter "Håll koll på diskussioner och idéer"^{("Keeping track of discussions and ideas")} samlar instruktioner för teamanvändning av OneNote och Lync . Fokus ligger på OneNote , och den förklarar hur man delar dokument via Outlook och andra Office -appar, och hur man skapar delade mappar och listor. Det är här Team Collaboration, Using Microsoft Office för effektivare teamwork^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} äntligen blir användbar för de flesta – halvvägs genom boken. Förutom de vanligaste samarbetsuppgifterna innehåller detta avsnitt även en beskrivning av mallar, referenser, delning av sidor via e-post och användning av säkerhetskopior. Det finns ett kort omnämnande som människor inte nödvändigtvis måste haOutlook för att ta emot delade objekt.

Det finns kapitel ägnas åt att arbeta tillsammans med Word , Excel och PowerPoint . Boken antyder att den här typen av samarbete endast kan göras med Office 2010 eller nyare versioner, vilket inte är riktigt sant. De nyare versionerna tillåter flera personer att arbeta med samma fil samtidigt. Men om den samtidiga användningen inte är nödvändig har jag funnit att Office 2007 (vilket är vad jag använder) kommer att fungera lika bra. Författaren antar att dessa delade dokument kommer att göras tillgängliga via SharePoint eller SkyDrive/OneDrive . De verktyg som finns tillgängliga på SharePoint är mycket mer omfattande och mångsidiga än de i OneDrive. Spåra^(Tracking) ändringar har varit tillgängligt i Word under mycket lång tid. Många som har samarbetat i dokument tidigare vet hur det går till. Ändå kommer beskrivningen i boken att vara användbar för nykomlingar och en bra påminnelse för mer erfarna medarbetare. Detsamma gäller anteckningar i Excel och delad användning av PowerPoint .

Slutligen, SkyDrive/OneDrive

Det sista kapitlet förklarar hur samarbete kan göras på SkyDrive (nu heter OneDrive ). Eftersom detta är den mest praktiska metoden för så många människor, tycker jag att den borde ha presenterats först. Här på 7 Tutorials samarbetar redaktionen via OneDrive och Google Drive , så vi vet hur värdefulla kontakter med OneDrive kan vara. Boken diskuterar Office Web Apps (nu kallad Office Online ) och noterar apparnas funktioner och begränsningar. Den här boken var upphovsrättsskyddad 2012, innan Office Online bytte namn och uppdaterades.

Dom

Teamsamarbete, med hjälp av Microsoft Office för mer effektivt teamarbete^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} är designat för företagsanvändare och IT-administratörer som behöver konfigurera Sharepoint . Mycket av det kommer att vara irrelevant för personer som inte har tillgång till företagets SharePoint- eller Lync- servrar och som inte administrerar SharePointwebbplatser. Skrivstilen är torr, ordrik och tråkig, och själva materialet är lite omodernt. Även människor som är i målgruppen kanske inte är så nöjda med det. Den här boken är helt enkelt inte designad för den vanliga läsaren och dess ton uppmanar inte folk att läsa den. Det finns andra, bättre böcker som förklarar dokumentdelning och samarbete, som har den extra fördelen att tjäna som mycket bättre, mycket mer detaljerade referenser till Office i allmänhet. Det finns ingen anledning att spendera så mycket tid på SharePoint , som egentligen inte handlar om att samarbeta utan om att administrera Microsofts samarbetsplattform för företag. Innan du köper den rekommenderar vi att du tar en titt på dess innehållsförteckning och dess kostnadsfria exempelkapitel och dubbelkollar om den verkligen delar det du behöver lära dig. Annars är det bäst att hålla sig borta från den här boken.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration оn documentѕ was time-consuming and tedious. One perѕon would write a draft, give the draft to someone else to make changes, re-read the changes and decide whether to accept thеm, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadays sharing doсuments is every bit as easy as writing them, and many people can eaѕily work on the same document. Microsoft Office's suite of programs is desіgned for teamwork, but not everyоne will find it instinctіve at first. This is where a book likе Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Bokrecension - Microsoft Office 2010 Inside Out

• Bokrecension - Microsoft Office 365 för Dummies

• Bokrecension - Microsoft Office Professional 2010 steg för steg

• Bokrecension - Microsoft Office Inside Out: 2013 Edition

• Bokrecension - Windows 7 och Office 2010 för dummies, bok + dvd-paket

• Enkla frågor: Vad är Microsoft 365?

• Bokrecension - Windows 7 irritationsmoment

• Bokrecension - Windows 7 steg för steg

• Hur man ändrar orienteringen på en sida (eller fler) i ett Word-dokument

• Bokrecension - Windows 8 Plain & Simple, av Nancy Muir

• Bokrecension - Nätverk dina datorer och enheter, steg för steg

• Bokrecension - Windows 7 The Definitive Guide

• Bokrecension - Office 2013: The Missing Manual

• Hur man laddar ner Windows och Office ISO-filer (alla versioner)

• Hur man tar bort en sida i Word (6 sätt) -

• Bokrecension - Microsoft Office Professional 2013 steg för steg

• Bokrecension - Felsökning och underhåll av din PC allt-i-ett för dummies

• Bokrecension - Windows 8.1 steg för steg, av Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Bokrecension - Microsoft Excel 2010 steg för steg

• Bokrecension - Windows 7 Inside Out