Många människor måste lära sig tillräckligt mycket om Microsoft Excel för att klara sig på jobbet. Som ett resultat av detta har jag träffat många människor som har hälsat på nyheten att de behöver lära sig att skapa kalkylblad med all den entusiasm de skulle ha för ett jobb med att skrapa tuggummi från trottoaren framför en skola. Är ett kalkylblad verkligen ett främmande minfält fyllt med giftigt avfall? Kan en bok förklara Microsoft Excel i termer som gör det inte bara lätt att förstå utan också lätt att använda? Microsoft Excel 2010 steg för steg^{(Microsoft Excel 2010 Step By Step)} skrevs för detta ändamål. Låt oss ta en titt och se hur väl författaren - Curtis D. Frye - lyckades.

Steg till framgång^(Success) , eller åtminstone^(Least) det är planen

Som ni som har läst mina recensioner vet är jag ett fan av Step By Step -serien. Jag gillar metoden att ta itu med svåra ämnen ett litet steg i taget. Jag började läsa den här boken med en grundläggande kunskap om hur Microsoft Excel fungerar, men inte mycket mer, och hoppades få fler färdigheter allt eftersom.

Som med alla böcker i den här serien finns det en introduktion som ger läsaren en kort översikt över programmet, och en sammanfattning av de saker som har förändrats i den här versionen av programmet. Personer som har använt Microsoft Excel 2007 kommer förmodligen att känna till de flesta av dessa funktioner. De som är nybörjare eller bara har använt tidigare utgåvor kan tycka att förklaringen av de nya kommandona är mer förvirrande än användbar eftersom författaren använde ett sådant tekniskt språk. Han börjar också med att prata om saker som sparklines, slicers och pivottabeller. Hej^(Hello) ? Låt oss^(Let) först få ner de grundläggande begreppen och sedan oroa oss för de avancerade ämnena. Människor som vill ha ett steg för steg för att lära sig ett program vill börja från början. Microsoftgjorde omfattande användbarhetsstudier innan Microsoft Excel 2010 släpptes, med målet att göra det mer användarvänligt och mer logiskt upplagt. Introduktionen går in ganska mycket i detalj om förändringarna av alla möjliga saker som jag aldrig hört talas om. Helt^(Quite) ärligt, istället för att slösa bort sidor på dessa saker, borde författaren ha tillhandahållit en länk till en lista på Microsofts^(Microsoft) webbplats för alla som kan vara intresserade. En nybörjare eller person med bara grundläggande kunskaper kommer inte att veta vad dessa saker är, och en person som är tillräckligt avancerad för att känna igen dem kommer inte att läsa en steg för steg-^{(Step By Step)} bok.

Det här avsnittet störs också, enligt min mening, av författarens skrivstil. Han säger saker som: "Med pivottabeller kan användare sammanfatta stora datamängder effektivt, till exempel genom att omordna värden dynamiskt för att betona olika aspekter av data. Det är ofta användbart att kunna begränsa data som visas i en pivottabell, så Excel teamet inkluderade funktionen för användare att filtrera pivottabeller." Och det är från inledningen. Det fungerar som en varning för vad som ligger framför oss.

Och så börjar det

Efter mer än 40 sidor med introduktionsmaterial kommer boken äntligen till affären med att använda Microsoft Excel 2010 . Det råder människor att spara sitt arbete ofta, utan att nämna Microsoft Excels inbyggda AutoRecover - funktion. AutoRecover är något som alla borde veta om. Oavsett vad den heter sparar den ditt arbete med några minuters mellanrum så att du inte förlorar mycket, om något, om något kraschar. Det finns övningsfiler tillgängliga för att användas med boken, och författaren tycker helt klart att övningarna som använder dessa filer är självförklarande. Han pratar om Dokumentegenskaper^{(Document Properties)}, till exempel, och uppmanar sedan läsaren att fylla i flera nyckelord i övningsfilen. Varför just dessa termer? Ingen förklaring. Kapitlet "Ställa in en arbetsbok"^{("Setting Up a Workbook")} avslutas med ett omfattande avsnitt om att anpassa Microsoft Excel 2010 för att passa dina egna preferenser. Det fanns ett avsnitt i det inledande kapitlet som handlade om att anpassa menyfliksområdet^(Ribbon) . Allt material om sätt att få programmet att passa ens egna preferenser borde ha placerats i ett separat kapitel "Anpassa"^{("Customizing")} . Vem skulle titta i ett kapitel som heter "Ställa in en arbetsbok"^{("Setting Up a Workbook")} efter instruktioner för att anpassa Microsoft Excel 2010 som helhet?

Data, datainmatning och tabeller

Avsnittet om datainmatning innehåller information om användbara verktyg som AutoFill, FilllSeries och AutoComplete , men noterar inte enkla saker som vad som händer när du trycker på Enter eller Tab efter att ha angett ett enda värde. Menyalternativen för Autofyll-alternativ^{(AutoFill Options)} förklaras på "tech-ese" istället för vanlig engelska^(English) . Att göra övningen med övningsfilen hade kunnat hjälpa till att klargöra vad som är på gång, om övningen inte hade varit så slentrianmässig. På nytt^(Again), en erfaren användare skulle inte ha haft några problem att gå igenom detta snabbt, men en nybörjare skulle nästan säkert vilja ha mer i vägen för förklaring och övning, och för en bok som skenbart riktar sig till nybörjare är detta bara ytterligare en i en lång lista av misslyckanden. Avsnitten om att flytta data och hitta och ersätta data är lite bättre, och övningsfilerna verkar faktiskt vara användbara. Klistra in Live Preview^{(Paste Live Preview)} är en extremt användbar ny funktion och den förklaras ganska bra. Tyvärr är detta ett sällsynt exempel på enkel förklaring. Avsnittet om att skapa tabeller tar ett ganska lättförståeligt koncept och lyckas begrava det under en lavin av ord. Först^(First)du gör det här, då gör du det, och åh, om du gör det här gör det också detta och om du inte menade att göra det så fixar du det och... du fattar. Vid det här laget i boken har "steg för steg"-konceptet försvunnit någonstans i yttre rymden.

Beräkningar, inte så enkla^(Plain) och enkla^(Simple)

Det primära syftet med ett kalkylblad är att göra beräkningar på rader och kolumner med tal. För att göra detta måste du veta hur du anger formler korrekt i celler, och att tala om för formlerna vilka celler du vill beräkna. Sättet som dessa saker skrivs in är inte särskilt intuitivt för nybörjaren, och att förstå hur allt fungerar är avgörande för framgång. Allt jag kan säga är att jag är glad att jag redan vet hur man gör det här. Att försöka ta reda på det utifrån dessa instruktioner skulle kräva mycket mer engagemang än jag kan uppbåda. Här är ett exempel på förklaring:"När du klickar på ett namngivet område visar Excel de celler som det omfattar i fältet Refererar till. Genom att klicka på knappen Redigera visas dialogrutan Redigera namn, som är en version av dialogrutan Nytt namn, som gör att du kan ändra definitionen av ett namngivet område. ; till exempel genom att lägga till en kolumn. Du kan också använda kontrollerna i dialogrutan Namnhanterare för att ta bort ett namngivet intervall (intervallet, inte data) genom att klicka på det, klicka på knappen Ta bort och sedan klicka på OK i bekräftelsen dialogrutan som öppnas." Klar som lera!

Håller på med utseenden

Avsnittet som förklarar hur du ändrar utseendet på ditt kalkylblad är någorlunda välgjort, men förlitar sig för mycket på att användaren arbetar igenom processen med övningsfilerna. Det finns många saker man kan göra för att göra ett kalkylblad mer läsbart, lyfta fram viktig data och få en utskrift att se bra ut, och författaren går igenom dem alla på ett ganska okomplicerat sätt. Men återigen, syftet med ett kalkylblad är att hantera data. Jag tycker att det här avsnittet om att anpassa utseendet på kalkylarket borde ha kommit efter kapitlen som förklarar hur man manipulerar fakta och siffror. Övningsfilerna är inställda som exempel på saker som ett fiktivt företag kan vilja göra med ett kalkylblad, så kapitlen som talar om att filtrera, omorganisera, kombinera och analysera data använder alla övningsfilerna hårt.Återigen^(Again) , förklaringen av vad som görs är slentrianmässig och författarens skrivstil förbättras inte. Allt förklaras, men efter att ha behövt gå igenom över hundra sidor bara för att komma till "köttet" av kalkylarksanvändning, är jag inte säker på att någon verkligen är villig att fortsätta vid det här laget. Jag ska vara ärlig mot dig – om jag inte hade läst Microsoft Excel 2010 steg för steg^{(Microsoft Excel 2010 Step By Step)} för att recensera det, skulle jag inte ha kommit så långt.

Jag skulle kunna fortsätta, men....

Jag tror att det är ganska tydligt vid det här laget att den här boken inte är värd din tid. Det är dåligt skrivet och dåligt organiserat, och även om författaren uppenbarligen vet mycket om Microsoft Excel 2010 , har han också tappat koll på sin målgrupp – nykomlingen som behöver allt förklarat på ett tydligt språk, steg för steg. Som någon som alltid har varit ett fan av Step By Step -serien, och som står i vördnad för deras jämna kvalitet, kom jag därifrån och undrade om någon på redaktionen var på semester när den här gick i tryck.

Dom

Vanligtvis, när jag skriver en recension av en bok jag inte är så entusiastisk över, gör jag ändå mitt bästa för att hitta saker att berömma i den. Jag försöker läsa noga och leta efter positiva saker att säga. Jag hade den absoluta lusten att göra det med den här boken, till och med att gå in i den som både Microsoft Excel- användare med bara grundläggande kunskaper och som ett fan av Step By Step -serien. Jag skulle inte ens rekommendera att kolla in den här från biblioteket, och alla som har läst mina andra recensioner vet att det är första gången för mig. Det finns bättre böcker där ute. Lämna den här på hyllan.

Book Review - Microsoft Excel 2010 Step By Step

Many people have to learn just enough about Microsoft Excel to get by on the job. As a result, I've met a lot of people who've greeted the news that they need to learn to create spreadsheets with all the enthusiasm they'd have for a job scraping chewing gum off the sidewalk in front of a school. Is a spreadsheet really an alien minefield filled with toxic waste? Can a book explain Microsoft Excel in terms that make it not only easy to understand but easy to use? Microsoft Excel 2010 Step By Step was written for that purpose. Let's take a look and see how well the author - Curtis D. Frye - succeeded.

Steps to Success, Or At Least That's the Plan

As those of you who've read my reviews know, I am a fan of the Step By Step series. I like the approach of tackling difficult subjects one small step at a time. I began reading this book with a basic knowledge of how Microsoft Excel works, but not much more, and hoped to pick up more skills as I went along.

As with all the books in this series, there is an introduction that gives the reader a brief overview of the program, and a summary of the things that have changed in this version of the program. People who have used Microsoft Excel 2007 will probably be familiar with most of these features. Those who are beginners or have only used earlier editions may find the explanation of the new commands more confusing than helpful because the author used such technical language. He also starts out by talking about things like sparklines, slicers and pivot tables. Hello? Let's get the basic concepts down first and then worry about the advanced topics. People who want a step by step approach to learning a program want to begin at the beginning. Microsoft did extensive usability studies before releasing Microsoft Excel 2010, with the goal of making it more user-friendly and more logically laid out. The introduction goes into quite a bit of detail about the changes to all kinds of things I never heard of. Quite frankly, instead of wasting pages on these things, the author should have provided a link to a list on the Microsoft web site for anyone who might be interested. A beginner or person with only basic knowledge won't know what these things are, and a person advanced enough to recognize them isn't going to be reading a Step By Step book.

This section is also marred, in my opinion, by the author's writing style. He says things like: "With PivotTables, users can summarize large data sets efficiently, such as by rearranging values dynamically to emphasize different aspects of the data. It's often useful to be able to limit the data that appears in a PivotTable, so the Excel team included the functionality for users to filter Pivot Tables." And that's from the introduction. It serves as a warning for what lies ahead.

And So It Begins

After more than 40 pages of introductory material, the book finally gets down to the business of using Microsoft Excel 2010. It advises people to save their work frequently, with no mention of Microsoft Excel's built-in AutoRecover function. AutoRecover is something everyone should know about. Whatever it's named, it saves your work every few minutes so you don't lose much, if anything, if something crashes. There are practice files available to be used with the book, and the author clearly thinks the exercises that use these files are self-explanatory. He talks about Document Properties, for example, and then directs the reader to fill in several keywords on the practice file. Why these particular terms? No explanation. The "Setting Up a Workbook" chapter ends with an extensive section on customizing Microsoft Excel 2010 to suit your own preferences.There was a section in the introductory chapter that dealt with customizing the Ribbon. All the material about ways to make the program suit one's own preferences should have been placed in a separate "Customizing" chapter. Who would look in a chapter called "Setting Up a Workbook" for instructions for customizing Microsoft Excel 2010 as a whole?

Data, Data Entry and Tables

The section on data entry includes information about helpful tools like AutoFill, FilllSeries and AutoComplete, but fails to note simple things like what happens when you press Enter or Tab after entering a single value. The AutoFill Options menu items are explained in "tech-ese" instead of plain English. Doing the exercise with the practice file could have helped to clarify what's going on, if the exercise had not been so perfunctory. Again, an experienced user would have had no problem going through this quickly, but a beginner would almost certainly want more in the way of explanation and practice, and for a book ostensibly aimed at beginners, this is just another in a long list of failures. The sections on moving data and finding and replacing data are a little better, and the practice files seem to actually be helpful. Paste Live Preview is an extremely useful new feature and it's explained pretty well. Unfortunately, this is a rare example of straightforward explanation. The section on creating tables takes a fairly easy-to-understand concept and manages to bury it under an avalanche of words. First you do this, then you do that, and oh, if you do this it also does this and if you didn't mean to do this you fix it and... you get the idea. By this point in the book the "step by step" concept has vanished somewhere in outer space.

Calculations, Not So Plain and Simple

The primary purpose of a spreadsheet is to do calculations on rows and columns of numbers. To do this, you need to know how to enter formulas properly in cells, and to tell the formulas which cells you want to calculate. The way those things are entered is not particularly intuitive for the beginner, and understanding how it all works is essential for success. All I can say is, I'm glad I already know how to do this. Trying to figure it out from these instructions would require a lot more dedication than I can muster up. Here's a sample explanation: "When you click a named range, Excel displays the cells it encompasses in the Refers To field. Clicking the Edit button displays the Edit Name dialog box, which is a version of the New Name dialog box, enabling you to change a named range's definition; for example, by adding a column. You can also use the controls in the Name Manager dialog box to delete a named range (the range, not the data) by clicking it, clicking the Delete button, and then clicking OK in the confirmation dialog box that opens." Clear as mud!

Keeping Up Appearances

The section that explains how to change the appearance of your spreadsheet is reasonably well done, but relies too heavily on the user working through the process on the practice files. There are many things one can do to make a spreadsheet more readable, highlight important data and make a printout look good, and the author goes through all of them in a fairly straightforward manner. However, again, the purpose of a spreadsheet is to deal with the data. I think this section on customizing the look of the spreadsheet should have come after the chapters that explain how to manipulate the facts and figures. The practice files are set up as examples of things a fictitious business might want to do with a spreadsheet, so the chapters that talk about filtering, reorganizing, combining and analyzing data all make heavy use of the practice files. Again, the explanation of what's being done is perfunctory and the author's writing style doesn't improve. Everything is explained, but after having to slog through over a hundred pages just to get to the "meat" of spreadsheet use, I'm not sure anyone's really willing to keep going at this point. I'll be honest with you—if I hadn't been reading Microsoft Excel 2010 Step By Step to review it, I wouldn't have gotten even this far.

I Could Go On, But....

I think it's pretty clear by now that this book isn't worth your time. It's poorly written and poorly organized, and while the author clearly knows a lot about Microsoft Excel 2010, he's also lost track of his target audience—the newcomer who needs everything explained in clear language, step by step. As someone who's always been a fan of the Step By Step series, and who stands in awe of their consistent quality, I came away wondering if someone on the editorial staff was on vacation when this one went to press.

Verdict

Usually, when I write a review of a book I'm not so enthusiastic about, I still do my best to find things to praise in it. I try to read carefully and look for positive things to say. I had the absolute dickens of a time doing that with this book, even going into it as both a Microsoft Excel user with only basic knowledge and as a fan of the Step By Step series. I wouldn't even recommend checking this one out of the library, and anyone who's read my other reviews knows that's a first for me. There are better books out there. Leave this one on the shelf.

Related posts

• Bokrecension - Microsoft Office Professional 2010 steg för steg

• Bokrecension - Microsoft Office 2010 Inside Out

• Bokrecension - Windows 7 och Office 2010 för dummies, bok + dvd-paket

• Bokrecension - Microsoft Office Professional 2013 steg för steg

• Bokrecension - Microsoft Office 2010 för Dummies

• Bokrecension - Bärbara datorer förenklade

• Bokrecension - Windows 7 steg för steg

• Bokrecension - Windows 8 Inside Out, av Tony Northrup

• Bokrecension - Windows 7 igång

• Bokrecension - Microsoft Office 365 för Dummies

• Bokrecension - Lär dig själv visuellt Windows 8

• Bokrecension - Nätverk dina datorer och enheter, steg för steg

• Bokrecension - Felsökning och underhåll av din PC allt-i-ett för dummies

• Bokrecension - Microsoft Office Inside Out: 2013 Edition

• Bokrecension - Windows 7 The Definitive Guide

• Bokrecension - How-To Geek Guide to Windows 8

• Bokrecension - Effektiv tidshantering

• Bokrecension - Windows 8.1 Inside Out, av Tony Northrup

• Hur man markerar eller markerar text i Windows

• Microsoft Office Professional 2013 Steg för steg - Vår tredje bok