Bokrecension - Effektiv tidshantering

Jag tror att det är säkert att säga att nästan alla som har varit tvungna att använda e-post på jobbet har använt Microsoft Outlook . Jag var en av många människor som lärde mig precis tillräckligt om det för att klara mig, och aldrig tänkte på det som något mer än ett e-postprogram som också kunde skriva ut kalendrar. Min chef visste mindre om Microsoft Outlook än jag, så jag skrev alltid ut avdelningskalendrarna åt henne. Så föreställ dig min förvåning när jag såg titeln på den här boken! Använder du Microsoft Outlook för tidshantering och organisation? Det här var jag tvungen att se. Skulle det kunna användas på det sättet även av personer med bara grundläggande färdigheter? Jag var väldigt sugen på att ta reda på det.

OBS:(NOTE:) Jag kommer bara att hänvisa till boken som effektiv tidshantering(Effective Time Management) från och med nu – och tar därför mindre av min och din tid.

Ingen expertis krävs

Inledningen var mycket lugnande. Ja, den här boken är för personer med endast grundläggande Microsoft Outlook- kunskaper. Författarna ber läsaren att förstå grunderna, eftersom detta inte är en "hur man använder Microsoft Outlook från ruta ett"("how to use Microsoft Outlook starting from square one") typ av bok. Den enda delen av Microsoft Outlook som kommer att förklaras "från första klicket"("from the very first click") är Uppgifter(Tasks) , eftersom det är den delen som de flesta antingen inte har använt eller inte använt i stor utsträckning. Författarna säger att boken också är för den erfarna Microsoft Outlookanvändare, eftersom det presenterar ett system för organisation och tidshantering som är bättre och mer effektivt, och som kan visa även den mest erfarna användaren hur man får ut ännu mer av programvaran. Med den här typen av introduktion blev jag sugen på att läsa mer.

Effektiv tidshantering: Använd Microsoft Outlook för att organisera ditt arbete och privatliv

Varje kapitel börjar med en översikt över hur problem börjar, följt av ett avsnitt som heter "Let's get started and change this!"och avslutas med ett avsnitt "Du provar det"("You try it") som sammanfattar vad kapitlet har lärt ut och ger läsaren en guidad visning av vad som behöver göras. En av de bästa sakerna med boken är att den inte är bunden till en specifik version. Det finns instruktioner här för Microsoft Outlook 2003, 2007 och 2010, så ingen blir utesluten.

Att inte drunkna i mejl

Jag gillar bilden av "e-postfloden" som boken vill hindra oss alla från att drunkna i. För många människor är det det enda sättet att beskriva det. Jag har sett folk prata om hundratals eller tusentals e-postmeddelanden som fortfarande ligger i deras inkorg och att fler strömmar in hela tiden. Det finns inget sätt vem som helst kan läsa all den e-posten – vad de behöver är ett solidt, effektivt sätt att hantera det som redan finns där och förhindra att det hopar sig igen. Och, naturligtvis, om man börjar med en "flod" av e-post, kommer det inte att ske i ett ögonblick att få situationen under kontroll. Det måste finnas en steg-för-steg-plan. Det är precis vad effektiv tidshantering(Effective Time Management) lägger ut. Författarna identifierar huvudorsakerna till problemet (som att bli distraherad, klicka på "Svara alla",("Reply All,")och inte ha ett system för att hantera inkommande post) och sedan ta läsaren genom de steg som krävs för att få grepp om vad som redan finns där och sätta upp ett system så att det inte händer igen. Jag tror verkligen att alla som tar sig tid att läsa igenom det här avsnittet och följa författarnas råd (och, viktigast av allt, hålla fast vid deras system) kommer att upptäcka att det fungerar. De är ärliga om hur mycket läsaren kommer att behöva ändra sitt eget beteende för att få ordning på saker och ting, och varför det är viktigt att göra dessa förändringar. Varje nödvändigt steg (som att stänga av aviseringar, avsätta tidsblock för att hantera e-post och lämna det helt ifred vid alla andra tillfällen, och skapa påminnelser, uppgifter,(Microsoft Outlook). De pratar om att skapa din egen uppsättning mappar och flagga viktiga meddelanden så att du inte förbiser dem, vilket är något jag önskar att jag hade vetat om när jag använde Microsoft Outlook på jobbet. Det finns detaljerade instruktioner för att ställa in regler så att meddelanden sorteras i lämpliga mappar automatiskt. Det, mer än något annat, kan hjälpa till att tämja inkorgen och hålla människor fokuserade på det som verkligen är viktigt.

Hålla dina prioriteringar raka

Avsnittet om att använda uppgifter(Tasks) för att prioritera går också rakt på sak, och använder exemplet med en fiktiv, perennt oorganiserad arbetare för att visa hur att bli distraherad kan få allvarliga konsekvenser. Sedan tas läsaren igenom flera metoder för att avgöra vilka uppgifter som verkligen är viktiga, och vilka som bör ha företräde framför andra. Det här är något som de flesta har problem med – att ta reda på vad som verkligen är viktigt och vad som kan skjutas upp lite medan de högsta prioriterade uppgifterna tas om hand. Författarna betonar vikten av att skriva ner saker. Detta är ett nyckelbegrepp i flera välkända tidshanteringssystem, och det är mycket riktigt. Nuförtiden har vi bara för mycket att tänka på, och inte ens Einstein kunde hantera allt. Skrift(Writing)saker ner är nyckeln. Författarna går bortom den enkla handlingen att skriva och förklarar hur och varför människor borde ha skrivna planer. De erkänner att det inte är en enkel uppgift att komma igång med skrivna planer när man inte har gjort det förut, och de förklarar varför det är viktigt för god tidshantering. Effektiv tidshantering(Effective Time Management) beskriver ett enkelt system för att ställa in möten och uppgifter (och förklarar tydligt skillnaden mellan de två) och för att sätta upp vyer, filter och kategorier för att se till att du snabbt och effektivt kan hitta exakt den information du behöver.

Effektiv tidshantering: Använd Microsoft Outlook för att organisera ditt arbete och privatliv

Kategorier, uppgifter och tid

De första kapitlen i boken handlar främst om vad Microsoft Outlook kan göra på en arbetsplats. Börjar med kapitlet "Hur du får mer tid för det som är viktigt med en effektiv veckoplanerare",("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,") fortsätter författarna med att beskriva hur Microsoft Outlook kan användas för att planera tid som inte är på jobbet också. De går igenom de nödvändiga stegen för att ställa in kategorier och färgkoda dem om du vill, för att hjälpa till med att prioritera och hålla uppgifterna organiserade. De betonar vikten av veckoplanering och att ta med tid för personliga ärenden som träning och utbildning som en del av den övergripande planen. Det kan till en början tyckas konstigt att lägga personliga, icke-arbetsaktiviteter på en Microsoft Outlookveckoplan på jobbet, men författarna förklarar tydligt varför detta faktiskt är en mycket bra idé, och betonar vikten av balans i yrkes- och privatliv. De noterar att inte alla arbetsplatser tillåter privat planering och att inte alla har tillgång till sin arbetsdator utanför kontoret, och de tillhandahåller strategier för att hantera detta. Det är tydligt att de har en gedigen förståelse inte bara för sitt ämne utan för verkligheten på arbetsplatsen.

Planering i verkligheten

Berättelsen om den fiktiva oorganiserade arbetaren fortsätter i kapitlet om planering i verkligheten. De flesta människor vet inte riktigt hur lång tid en viss uppgift kommer att ta eftersom det är en mycket sällsynt uppgift som står ensam. Resan till kontoret innehåller också tid för att ta sig till bilen, parkera bilen och gå till arbetsplatsen, och många tänker bara på den faktiska körtiden. Människor blir distraherade, eller så händer saker som försätter den vanliga arbetsdagen i fullständig oordning. Människor gör vad de vill göra och på något sätt lyckas de inte göra saker de inte vill göra (vilket stör allt för alla beroende på att jobbet blir gjort). I det här avsnittet tar författarna en ordentlig titt på den mänskliga naturen och visar hur en effektiv dagsplan kan få allt att fungera så mycket smidigare. Att hålla reda på den tid som krävs för varje uppgift är nyckeln här. Inga fler uppskattningar eller siffror – den faktiska tiden för varje uppgift från början till slut. I grund och botten vill författarna att läsaren ska skapa en tidsdatabas, så istället för att bara gissa eller vinkla den kan läsaren slå upp den faktiska tiden för en given uppgift och planera därefter. De ber också läsaren att utvärdera sina egna"Produktivitetstimmar",("Productivity Hours,") de tider på dygnet då människor fungerar som bäst och deras egna "avbrottstimmar",("Disruption Hours,") de tider på dygnet då det är mest troligt att de blir avbrutna. Sedan lade de upp en plan för att schemalägga block av avbrottsfri tid under hög produktivitetstid, och de erkänner att detta inte kommer att hända över en natt eftersom andra människor per definition måste utbildas för att inte avbryta dig medan du arbetar. Och de betonar vikten av att bygga i "bufferttid", så att om saker och ting tar längre tid än förväntat, blir resten av dagen inte totalt störd.

Möte, möte, vem har mötet?

Möten verkar vara ett faktum i affärer, och de kan vara enorma tidsslösare och produktivitetsdödare. Effective Time Management erkänner detta och förklarar i detalj hur man ställer upp möten genom Microsoft Outlook och koordinerar mötestider med andra. Dess mest värdefulla råd kan dock sammanfattas i uttalandet "De bästa mötena är de som inte äger rum."("The best meetings are the ones that don't take place.")Möten tar människor bort från sina jobb, avbryter arbetsflödet, förlitar sig för mycket på att alla ska kunna ställa upp och kunna delta på ett meningsfullt sätt, och faktiskt kostar ett företag pengar eftersom människor är på möten istället för att göra sitt jobb. Så efter att ha förklarat hur man ställer in mötesförfrågningar, föreslår författarna att möten endast schemaläggs sällan och att andra sätt att kommunicera (som Windows Live Meeting eller konferenssamtal) används istället så mycket som möjligt. Om möten är nödvändiga finns det en plan för att få dem att fungera smidigare och ge bättre resultat. Detta täcker alla grunder och borde öka allas produktivitet och slösa bort den minsta mängden tid. Det skulle vara en utmärkt resurs för alla arbetsplatser.

Effektiv tidshantering: Använd Microsoft Outlook för att organisera ditt arbete och privatliv

Mindre papper, mer produktivitet

Många människor föredrar fortfarande att behålla sin information på papper (jag måste erkänna att jag är en av dessa personer). Men papper är lätt att tappa reda på och felfila, och efter ett tag blir den rena pappersmassan så otymplig att den lika gärna kan skickas till dokumentförstöraren. Effektiv tidshantering(Effective Time Management) anger en metod för att göra effektiva anteckningar och hålla reda på elektroniska filer effektivt. Författarna föreslår att läsaren använder Microsoft OneNote , men erkänner att det inte ingår i många versioner av Microsoft Office (särskilt de äldre utgåvorna) och måste köpas separat, vilket många inte har råd med. Jag önskar att författarna hade erbjudit några förslag på alternativ till Microsoft OneNote, eftersom det helt klart är ett mycket användbart program och kan integreras effektivt med Microsoft Outlook . Effektiv tidshantering(Effective Time Management) leder läsaren genom att använda Microsoft OneNote för att göra anteckningar, göra planer, ställa in kalendrar och ställa in ett strukturerat och organiserat system för att hålla reda på allt. Det visar tydligt fördelarna med att använda elektroniska anteckningar och filer istället för papper. Jag måste erkänna att jag började tänka annorlunda om alla mina mappar fulla av anteckningar och utskrifter efter att jag läst det här kapitlet, och jag ska börja titta på att skaffa Microsoft OneNote eller något annat liknande program för att hjälpa mig att hålla reda på saker mer effektivt.

Sammanfatta det hela

Effektiv tidshantering(Effective Time Management) avslutas med ett kort kapitel som heter "Hur du verkligen drar nytta av den här boken"("How to truly benefit from this book") som sätter alla tidigare kapitel i perspektiv och förklarar de bästa sätten att komma igång med att använda Microsoft Outlook och Microsoft OneNote för att bli organiserad i ditt professionella och personliga liv. Författarna gör det klart att de inte förväntar sig att organisationen ska hända över en natt och de förväntar sig inte att den ska hända utan läsarens beslutsamhet att få det att fungera. Men de förklarar också varför det är mer än värt tiden och ansträngningen att följa deras plan. Även om man inte använder Microsoft Outlook, den här planen kan fungera. Det finns andra program som erbjuder ungefär samma funktioner, kanske inte i ett så bekvämt paket, men ändå användbara. Jag förstår att bokens fokus ligger på Microsoft Outlook och Microsoft OneNote , men jag tror att det hade varit användbart för författarna att föreslå några andra program som skulle kunna användas för att följa samma system även utan en fullständig kopia av Microsoft Office till hands . Det är dock bara ett mindre förslag, och jag är säker på att alla som är intresserade av att följa det här systemet kan få det att fungera med vilken programvara de än har till hands.

Dom

Effektiv tidshantering(Effective Time Management) är verkligen för alla. Vi kan alla dra nytta av att hitta balans i våra professionella och privata liv, av att använda vår tid mer effektivt och av att utnyttja de verktyg vi har till hands på bästa sätt. Även personer som är säkra på att de har allt under kontroll kan hitta användbara förslag här. Författarna förstår tydligt både programvaran och den mänskliga naturen och tar ett steg för steg tillvägagångssätt och förklarar varför det de beskriver kommer att fungera. Jag är glad att jag fick chansen att recensera den här boken, för nu kan jag börja genomföra planen för att få min egen tid att hanteras mer effektivt.



Alexander Henriksson

About the author

Jag är en erfaren mjukvaruingenjör med över 10 års erfarenhet av att utveckla och hantera användarkonton, familjesäkerhet och Google Chrome-teknik. Jag har en stark grund inom matematik och datavetenskap som jag använder för att skapa tydliga, kortfattade beskrivningar av mina färdigheter.


Related posts