För de som använder Excel regelbundet är antalet inbyggda formler och funktioner för att sammanfatta och manipulera data svindlande. Excel används bokstavligen av alla: från studenter i en finansklass till hedgefondförvaltare på Wall Street . Det är extremt kraftfullt, men samtidigt väldigt enkelt.

För de som precis har börjat med Excel är en av de första funktionerna du bör lära dig sammanfattningsfunktionerna. Dessa inkluderar SUM ,  AVERAGE , MAX ,  MIN , MODE , MEDIAN , COUNT , STDEV , LARGE , SMALL och AGGREGATE . Dessa funktioner används bäst på numeriska data.

I den här artikeln visar jag dig hur du skapar en formel och infogar funktionen i ett Excel -kalkylblad. Varje funktion i Excel tar argument^(arguments) , som är de värden som funktionerna behöver för att beräkna en utdata.

Förstå formler och funktioner

Till exempel, om du behöver lägga till 2 och 2 tillsammans, skulle funktionen vara SUMMA ^(SUM ) och argumenten skulle vara siffrorna 2 och 2 . Vi brukar skriva detta som 2 + 2, men i Excel skulle du skriva det som =SUM(2+2) . Här kan du se resultatet av denna enkla addition av två bokstavliga tal.

Även om det inte är något fel med denna formel, är det verkligen inte nödvändigt. Du kan bara skriva =2+2 i Excel och det skulle också fungera. I Excel , när du använder en funktion som SUM , är det mer meningsfullt att använda argument. Med SUM- funktionen förväntar Excel minst två argument, som skulle vara referenser till celler i kalkylarket.

Hur refererar vi till en cell i Excel - formeln? Det är ganska lätt. Varje rad har ett nummer och varje kolumn har en bokstav. A1 är den första cellen i kalkylarket längst upp till vänster. B1 skulle vara cellen till höger om A1. A2 är cellen direkt under A1. Lätt^(Easy) nog?

Innan vi skriver vår nya formel, låt oss lägga till lite data i kolumnerna A och B att arbeta med. Gå vidare och skriv slumpmässiga siffror från A1 till A10 och B1 till B10 för vår datauppsättning. Gå nu till D1 och skriv in =SUM(A1,B1) . Du bör se att resultatet helt enkelt är värdet av A1 + B1 .

Det finns ett par saker att notera när du skriver en formel i Excel . För det första kommer du att märka att när du skriver den första öppningsparentesen ( efter funktionsnamnet kommer Excel automatiskt att berätta vilka argument den funktionen tar. I vårt exempel visar den nummer1^(number1) , nummer2^(number2) , etc. Du separerar argument med kommatecken. Detta en viss funktion kan ta ett oändligt antal värden eftersom det är så SUM- funktionen fungerar.

För det andra kan du antingen skriva in cellreferensen manuellt (A1) eller så kan du klicka på cellen A1 efter att du skrivit in den öppna parentesen. Excel kommer också att markera cellen i samma färg som cellreferensen så att du kan se motsvarande värden exakt. Så vi summerade en rad, men hur kan vi summera alla andra rader utan att skriva formeln igen eller kopiera och klistra in? Lyckligtvis gör Excel detta enkelt.

Flytta muspekaren till det nedre högra hörnet av cell D1 och du kommer att märka att den ändras från ett vitt kors till ett svart plustecken.

Klicka nu och håll ner musknappen. Dra markören ner till den sista raden med data och släpp sedan i slutet.

Excel är smart nog att veta att formeln ska ändras och återspegla värdena i de andra raderna istället för att bara visa dig samma A1 + B1 hela vägen ner. Istället ser du A2+B2 , A3+B3 och så vidare.

Det finns också ett annat sätt att använda SUM som förklarar ett annat koncept bakom argument i Excel . Låt oss säga att vi ville summera alla värden från A1 till A12 , hur skulle vi då gå till väga? Vi skulle kunna skriva något som =SUM(A1, A2, A3, etc) , men det är väldigt tidskrävande. Ett bättre sätt är att använda ett Excel- intervall.

För att summera A1 till A12 behöver vi bara skriva =SUM(A1:A12) med ett kolon som separerar de två cellreferenserna istället för ett kommatecken. Du kan till och med skriva något som =SUM(A1:B12) och det kommer att summera alla värden i A1 till A12 och B1 till B12 .

Detta var en mycket grundläggande översikt över hur man använder funktioner och formler i Excel , men det räcker så att du kan börja använda alla funktioner för datasummering.

Sammanfattningsfunktioner

Med samma uppsättning data kommer vi att använda resten av sammanfattningsfunktionerna för att se vilken typ av tal vi kan beräkna. Låt oss börja med funktionerna COUNT^(COUNT) och COUNTA .

Här har jag skrivit in COUNT- funktionen i D2 och COUNTA- funktionen i E2, med användning av A2:A12-  intervallet som datamängd för båda funktionerna. Jag ändrade också värdet i A9 till textsträngen hej^(hello) för att visa skillnaden. COUNT räknar bara de celler som har siffror medan COUNTA räknar celler som innehåller text och siffror. Båda funktionerna räknar inte tomma celler. Om du vill räkna tomma celler, använd COUNTBLANK- funktionen.

Nästa upp är funktionerna AVERAGE , MEDIAN och MODE . Genomsnittet är självförklarande, median är det mellersta talet i en uppsättning siffror och läge är det vanligaste talet eller siffrorna i en uppsättning siffror. I nyare versioner av Excel har du MODE.SNGL  och MODE.MULT eftersom det kan finnas mer än ett nummer som är det vanligaste numret i en uppsättning nummer. Jag använde B2:B12 för intervallet i exemplet nedan.

Går vi vidare kan vi beräkna MIN , MAX och STDEV för uppsättningen av siffror B2: B12 . STDEV -^(STDEV) funktionen kommer att beräkna hur brett värdena är spridda från medelvärdet. I nyare versioner av Excel har du STDEV.P och STDEV.S , som beräknar utifrån hela populationen respektive baserat på ett urval.

Slutligen, ytterligare två användbara funktioner är LARGE och SMALL . De tar två argument: cellområdet och det k:te största värdet du vill returnera. Så om du vill ha det näst största värdet i mängden, skulle du använda 2 för det andra argumentet, 3 för det tredje största talet, etc. SMALL fungerar på samma sätt, men ger dig det k-te minsta talet.

Slutligen finns det en funktion som heter AGGREGATE , som låter dig tillämpa någon av de andra funktionerna som nämns ovan, men som också låter dig göra saker som att ignorera dolda rader, ignorera felvärden, etc. Du behöver förmodligen inte använda den så ofta , men du kan lära dig mer om det^{(learn more about it)} här om du skulle behöva det.

Så det är en grundläggande översikt över några av de vanligaste sammanfattningsfunktionerna i Excel . Om du har några frågor, skriv gärna en kommentar. Njut av!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For those who use Excel regularly, thе number of built-in formulas and functions to ѕummarize and manipulate data is stаggerіng. Excel is literally used by everyone: from students in a financiаl class to hedgе fund managers on Wall Street. It’s extremely powerful, but at the same time very ѕimple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Använd Excel Mobiles nya funktion "Infoga data från bild".

• Använd Excel som ett verktyg för att kopiera data från webben

• Kartlägga dina Excel-data

• Hur man filtrerar data i Excel

• Använd Excel för att räkna ut en effektiv ränta från en nominell ränta

• Hur man skapar etiketter i Word från ett Excel-kalkylblad

• Hur man växlar mellan kalkylblad i Excel

• Hur man spelar in ett makro i Excel

• Hur man hittar matchande värden i Excel

• Hur man använder Jämför och kombinera dokument i Word

• Lägg till en linjär regressionstrendlinje till en Excel-spridningsdiagram

• Grundläggande handledning i Microsoft Excel – Lär dig hur du använder Excel

• Hur man gör en enkel graf eller diagram i Excel

• Hur man tar bort, knäcker eller bryter ett glömt Excel XLS-lösenord

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Hur man förstår vad-om-analys i Microsoft Excel

• Hur man döljer ark, celler, kolumner och formler i Excel

• Infoga ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Migrera data från MS Access till SQL Server Database

• Hur man ställer in och använder MLA-format i Microsoft Word