Word har så många funktioner som jag sällan använder, det är ganska fantastiskt. Men när du stöter på det där fallet där du behöver göra något ovanligt, kommer de dolda funktionerna verkligen till nytta. Till exempel var jag tvungen att göra en del efterforskningar för en av mina klasser online, vilket krävde att jag kopierade och klistrade in olika innehåll i ett Word- dokument.

Det enda problemet var att all text hade olika mellanrum, teckenstorlekar, färger etc. och jag hade glömt att klistra in som text först när jag gjorde research. Här är ett exempel på hur mitt Word - dokument såg ut:

Det översta stycket är så som jag ville att all text i dokumentet skulle se ut, men det var tyvärr inte fallet. Istället hade det ena stycket dubbla mellanrum, markering, ord i fetstil, etc. och det andra använde en annan typsnittsfamilj, teckenstorlek, fetstil och kursiv, indrag med mera.

Eftersom jag redan kände till Keep Source Formatting och Match Destination Formatting (eller Merge Formatting , som det kallas nu), tänkte jag att det måste finnas ett sätt att kopiera och klistra in bara formateringen istället för det faktiska innehållet.

Efter att ha tittat igenom de olika knapparna på olika band såg jag något som heter Format Painter . Det lät precis vad jag behövde.

Jag förstod inte riktigt hur jag skulle använda det, så jag höll bara musen över knappen för att se verktygstipset, vilket var ganska användbart.

För att använda verktyget kan du välja ett område där du gillar formateringen, klicka sedan på knappen och klicka sedan på en annan sektion för att tillämpa formateringen på den sektionen. Jag upptäckte att bara klicka var dock inte det bästa sättet att tillämpa formateringen.

Av någon anledning, om du gör det på detta sätt, tillämpas inte alla formateringsinställningar på avsnittet. Till exempel valde jag det översta stycket, klickade på knappen och klickade sedan bara i mitten av det tredje stycket. Allt det gjorde var att ta bort indraget!

Om jag istället, efter att ha klickat på knappen Formatmålare^{(Format Painter)} , klickade och sedan drog för att markera hela stycket, fungerade det som önskat.

Du kan självklart välja mer än ett stycke för att tillämpa formateringen på flera ställen. Dessutom har de ett alternativ där du kan dubbelklicka på knappen Format Painter och sedan tillämpa formateringen på flera sektioner i hela dokumentet. Detta är användbart om de områden du vill använda formateringen på inte är sammanhängande.

Det är värt att notera att om du bara vill kopiera textformatering, välj inte hela stycket. Om du vill kopiera texten och styckeformateringen väljer du hela stycket, inklusive styckemärket.

Förutom text fungerar Format Painter bra på vissa typer av grafik eller ritningar. Ett bra exempel är former. Om du går till fliken Infoga^(Insert) och sedan klickar på Former^(Shapes) kan du lägga till alla typer av former i ditt dokument. Du kan sedan formatera dem så att de ser helt annorlunda ut än standardutseendet.

Till exempel har jag lagt till en stjärnform och sedan ändrat linjebredd, färger, lagt till text, skugga, reflektion etc. Den till höger är standardstjärnan. Om jag enkelt vill få den andra stjärnan att se ut som den första behöver jag bara klicka på den vänstra stjärnan, klicka sedan på Format Painter och klicka sedan på den högra stjärnan och voila!

Förutom texten jag lade till och storleken på stjärnan, kopierades allt annat över. Ganska^(Pretty) bekvämt om du behöver använda samma formatering över ett mycket stort Word- dokument eller till och med flera Word- dokument. Jag testade detta med flera instanser av Word som kördes och jag kunde kopiera och klistra in formateringen i olika dokument också.

Sammantaget är det en liten funktion jämfört med alla andra funktioner Word har, men det sparar mycket tid när det behövs. Njut av!

Use Format Painter in Word to Copy and Paste Formatting

Word has so many features I rarely use, іt’s pretty amazing. However, when you run into that one instanсe where you nеed to do something unusual, those hiddеn features really come in handy. For instance, I had tо do some researсh for one of my classes online, which required me to copy and paste various content intо a Word document.

The only problem was that all the text had different spacing, font sizes, colors, etc. and I had forgotten to paste as text only when I was doing the research. Here’s an example of what my Word document looked like:

The top paragraph is what I wanted all the text in the document to look like, but unfortunately, that wasn’t the case. Instead, one paragraph had double-spacing, highlighting, words bolded, etc. and the other was using a different font family, font size, bold and italic, indentation and more.

Since I already knew about Keep Source Formatting and Match Destination Formatting (or Merge Formatting, as it is known as now), I figured there had to be a way to copy and paste just the formatting instead of the actual content.

After looking through the various buttons on different ribbons, I saw something called Format Painter. That sounded like exactly what I needed.

I didn’t really understand how to use it, so I just hovered my mouse over the button to see the tooltip, which was pretty useful.

In order to use the tool, you can select an area where you like the formatting, then click on the button and then click on a different section to apply the formatting to that section. I found that simply clicking, however, was not the best way to apply the formatting.

For some reason, if you do it this way, it doesn’t apply all the formatting settings to the section. For example, I selected the top paragraph, clicked the button and then just clicked in the middle of the third paragraph. All it did was remove the indent!

Instead, if, after clicking on the Format Painter button, I clicked and then dragged to select the entire paragraph, it worked as desired.

You can obviously select more than one paragraph to apply the formatting in multiple places. In addition, they have an option whereby you can double-click on the Format Painter button and then apply the formatting to multiple sections throughout the document. This is useful if the areas you want to apply the formatting to are not contiguous.

It’s worth noting that if you want to only copy text formatting, don’t select the entire paragraph. If you do want to copy the text and paragraph formatting, then select the entire paragraph, including the paragraph mark.

In addition to text, Format Painter works well on certain types of graphics or drawings. One good example is shapes. If you go to the Insert tab and then click on Shapes, you can add all kinds of shapes to your document. You can then format them to look completely different than the default look and feel.

For example, I added a star shape and then changed the line width, colors, added text, shadow, reflection, etc. The one on the right is the default star. If I want to easily make the second star look like the first one, all I have to do is click on the left star, then click on Format Painter and then click on the right star and voila!

Except for the text I added and the size of the star, everything else got copied over. Pretty convenient if you need to apply the same formatting across a very large Word document or even multiple Word documents. I tested this with multiple instances of Word running and I was able to copy and paste the formatting across different documents too.

Overall, it’s a small feature when compared to all the other features Word has, but it saves a lot of time when it’s needed. Enjoy!

Related posts

• Hur man ställer in och använder MLA-format i Microsoft Word

• Hur man skapar och använder autotext i Microsoft Word

• Hur man visar formateringsmärken i Word

• Hur man använder Jämför och kombinera dokument i Word

• Hur man skapar och använder formler i tabeller i Word

• Hur man säkert lösenordsskyddar en Excel-fil

• Använd Excel Mobiles nya funktion "Infoga data från bild".

• Använd sammanfattningsfunktioner för att sammanfatta data i Excel

• Så här åtgärdar du när Word öppnas i skrivskyddat läge

• Infoga ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument

• Hur man skapar en distributionslista i Outlook

• Hur man automatiskt säkerhetskopierar ett Word-dokument till OneDrive

• Använd Excel för att räkna ut en effektiv ränta från en nominell ränta

• Hur man vidarebefordrar Outlook-e-post till Gmail

• Hur man gör ett histogram i Excel

• Hur man ändrar bakgrunden i Microsoft Teams

• Hur man spelar in ett makro i Excel

• Hur man lägger till eller tar bort kommentarer i Word

• 15 PowerPoint-tips och tricks för att förbättra dina presentationer

• Hur man infogar en signatur i ett Microsoft Word-dokument